Bestämma behovet av personal: koncept, planeringsmetoder och sätt att täcka det

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

En av de mest värdefulla resurserna för alla företag är dess personal. Det är dock ganska dyrt. Därför är det extremt viktigt att bestämma antalet anställda där du kan uppnå maximal ekonomisk effekt till lägsta kostnad. För detta används speciella metoder och tillvägagångssätt. Att fastställa behovet av personal är en av ledningens prioriterade uppgifter. Hur denna process går till kommer att diskuteras senare.

Typer av arbetskraftsbehov

Processen för att fastställa behovet av personal är ett system med inbyggda omfattande åtgärder. Dess uppgift är att uppnå specifika mål för produktionsprocessen. Detta är ett ganska komplicerat förfarande, eftersom det är nödvändigt att inte bara bestämma antalet anställda som kommer att utföra det nödvändigaarbetsuppgifter, men också att skapa det mest effektiva produktionssystemet. Därför väljs även personal ut i enlighet med deras kvalifikationer och erfarenhet. Utbildning tillhandahålls vid behov.

I en organisation måste planeringen täcka flera olika utvecklingsområden. I det här fallet kommer planeringen av arbetskraftsresurser att vara så effektiv som möjligt.

Det finns olika tillvägagångssätt och metoder för att fastställa personalbehov. Oftast är de indelade i två huvudtyper:

• Lovande. Detta tillvägagångssätt kallas också strategiskt. Det är relaterat till organisationens framtid. Behovet av personal i detta fall bestäms i enlighet med organisationens valda kurs. Samtidigt beräknas på lång sikt inte bara antalet arbetskraftsresurser, utan även kvalifikationsnivån för de anställda.
• Situationellt. Sådan planering gör det möjligt att förse produktionen med den nödvändiga mängden resurser på kort sikt. Med detta tillvägagångssätt uppmärksammas personalomsättningen, samt indikatorer på antal semester, sjukskrivningar, moderskaps- och långtidsledigheter, minskningar och så vidare.

Planeringsförfarandet genomförs kontinuerligt vid olika tidsperioder. Så en liknande procedur kan vara:

• Kort sikt – upp till 12 månader.
• Mellantiden – från 1 år till 5 år.
• Långsiktigt – mer än 5 år.

Också erfarna chefer avgör personalens kvalitativa och kvantitativa behov. II det andra fallet kan du ställa in det exakta antalet anställda i företaget. I en kvalitativ bedömning fastställs behovet av personal med en viss kvalifikation.

kvantitativt behov

Definitionen av kvalitativa och kvantitativa personalbehov skiljer sig markant. Planering går åt båda hållen. Vid bestämning av kvantitativa indikatorer väljs en metod genom vilken det är möjligt att beräkna det optimala antalet anställda i staten. Fastställandet av detta värde utförs inom en viss tidsram.

Bestämning av det kvantitativa behovet av personal sker med hjälp av flera grundläggande indikatorer:

• Vanligt antal anställda. Detta är antalet anställda på listan för ett visst datum. Detta tar hänsyn till antalet anställda som lämnade och anlände på analysdagen.
• Bilaganummer. Antalet anställda som befinner sig i företagets tillstånd och som måste komma till jobbet den dagen för att utföra sina arbetsuppgifter. Om vi hittar skillnaden mellan det genomsnittliga antalet och närvarotalet får vi en indikator på hela dagen avbrott på grund av semester, affärsresa, sjukdom hos anställda.
• Det genomsnittliga antalet anställda. Denna indikator används för att spåra antalet anställda under en viss period. Den används vid beräkning av medellön, arbetsproduktivitet, omsättningskvoter, personalomsättning etc. Om du behöver hitta det genomsnittliga antaletanställda under en månad eller annan period, räknas personalantalet för varje dag samman, dividerat med antalet dagar. Detta inkluderar helger och helgdagar. Om du behöver bestämma genomsnittet för året, summera det genomsnittliga antalet anställda för varje månad. Resultatet delas med 12.

För att fastställa de presenterade indikatorerna registrerar produktionen lönelistan och närvaron. Samtidigt är informationskällan order om anställning och uppsägning från en tjänst, om övergång, ersättning, tillfällig frånvaro av en anställd av goda skäl etc.

För att beräkna antalet anställda på ett specifikt datum används olika metoder för att fastställa behovet av personal:

1. Metod för arbetsintensitet. Förutsätter användning av information om tidpunkten för arbetsprocessen.
2. Beräkningsmetoder. Använd data om servicepriser, jobb, antal och hanterbarhet.
3. Stokastiska metoder. Låter dig bestämma numeriska egenskaper med hjälp av korrelations- eller regressionsanalys.
4. Metod för expertuppskattningar. Innebär enkla eller utökade (enkla, flera) beräkningar.

Kvalitetsindikatorer

Att fastställa det kvalitativa behovet av personal kännetecknas av betydande svårigheter. Analytikern måste under loppet av en sådan studie fastställa inte bara antalet anställda utan också graden av professionalism, kvalifikationer hos arbetare som organisationen behöver.

Svårigheten ligger i det faktum att det för närvarande inte finns något enda system för att bestämma kvaliteten på arbetet, de anställdas potential. Det finns bara en grundläggande lista över egenskaper och egenskaper som bestämmer graden av kvalifikation, kompetens hos en anställd:

• Ekonomiskt. De avgör komplexiteten i arbetet som den anställde utför, hans kvalifikationer, arbetsvillkor, tjänstgöringstid och branschtillhörighet.
• Personligt. Närvaron av vissa färdigheter, disciplin, effektivitet, samvetsgrann utförande av sina uppgifter, kreativitet och kreativitet.
• Organisatoriskt och tekniskt. Arbetskraftens tekniska utrustning, dess attraktivitet, organisationsnivån för produktionsteknik, rationalisering.
• Sociokulturellt. Social aktivitet, kollektivism, moralisk och allmän kulturell utveckling.

Att fastställa behovet av personal i organisationen på kvalitativa grunder baseras på följande data:

• Organisationsstruktur.
• Indelning av anställda efter yrkesmässig kvalifikationsnivå (anges i produktionen och den tekniska dokumentationen).
• Krav för jobb.
• Bemanning av företagets strukturella divisioner.
• Regler för organisatoriska och administrativa processer.

För varje kvalitetsfunktion bestäms behovet av antalet personal. Det totala antalet anställda som krävs för att organisationen ska fungera bestäms genom att summera resultatenför varje kriterium. För detta utvecklas följande organisationsdokument:

• Systemmål utifrån vilka företagets organisationsstruktur byggs upp.
• Allmän organisationsstruktur för företaget och dess divisioner.
• Bemanningspersonal.
• Arbetsbeskrivningar. De används också vid beräkningen av arbetsintensiteten för huvud- och ledningspersonalens funktioner.

Faktorer som påverkar behovet av arbetskraftsresurser

Det finns vissa faktorer som påverkar personalplaneringsprocesser och personalbehov.

De kan vara direkta eller indirekta, interna eller externa. Följande faktorer har störst inflytande:

• Arbetsmarknadsförhållanden. De definieras av flera funktioner. Villkoren inkluderar den demografiska situationen, arbetslöshet, utbildningens kvalitet, utbud och efterfrågan på arbetskraft inom olika sektorer, arbetsförmedlingens deltagande i processerna för att utbilda specialister.
• Teknologiska innovationer. Aktiva framsteg i den moderna världen leder till förenkling av mänskligt arbete, ändrar dess innehåll. Detta kräver snabb omskolning av kvalificerade specialister.
• Förändringar inom lagstiftningsområdet. Denna faktor är svår att förutse. Detta hänvisar till lagstiftningen inom området för arbetarskydd och sysselsättning.
• Konkurrenters rekryteringsmetod. Organisationen ska ständigt följa och studera metoder och förhållningssätt för att arbeta med personalkonkurrenter. Utifrån denna information justeras organisationens egen personalpolicy.
• Företagets mål. De kan vara kortsiktiga eller långsiktiga och följa en gemensam strategi.
• Finansiering. Varje organisation har vissa ekonomiska möjligheter. Utifrån detta väljs även organisationens personalpolicy.
• Personalpotential. Detta är grunden för framgången för genomförandet av marknadsplanen. Om företagets personalavdelning kan överväga utvecklingszonen, personalens kapacitet, gör det att du kan stänga nya vakanser i tid.

Arbetsstadier

Det finns flera grundläggande steg för att fastställa personalbehov. Oftast sticker tre stora processer ut när man utför en liknande uppgift.

I ett första skede analyserar företaget sina egna resurser. Detta är nödvändigt för att avgöra om det är möjligt att i framtiden tillgodose sådana behov på egen hand. I det här fallet är viktiga indikatorer vinst, företagets omsättning. Hon måste ha tillräckligt med resurser för att betala sina anställda.

Nästa, i det andra steget, görs en analys av behovet av personal under den gångna perioden. Slutsatsen dras om ändamålsenligheten och effektiviteten i användningen av arbetskraftsresurser. Analytikern identifierar svagheter i denna process. En långsiktig plan håller på att utvecklas som gör att du helt kan eliminera eller minimera den negativa effekten av avskräckande faktorer.

I det tredje steget accepteras detbeslut om specifika åtgärder på det personalpolitiska området för närvarande. Detta tar hänsyn till organisationens övergripande mål och mål. Beslut fattas om att behålla och minska vissa anställda. Efter analysen av fastställandet av behovet av personal kan flera beslut fattas:

• personalminskning;
• attraherar personal utifrån;
• utbildning och omskolning av personal.

Dessutom kan de listade åtgärderna utföras samtidigt. Det beror på situationen som har utvecklats i organisationen.

Metoder för att fastställa behovet

Bestämning av ett företags behov av personal utförs i enlighet med vissa metoder.

Det finns flera populära tekniker:

1. Fotografera en arbetsdag. Detta är en effektiv men mycket tidskrävande metod. En anställd har en rad olika ansvarsområden. Under deras utförande registreras tiden. Detta tillvägagångssätt låter dig identifiera redundanta åtgärder. I vissa fall fattas beslut om behovet av en viss anställds arbete i den övergripande produktionsprocessen eller en ledig tjänst som sådan. Det kan vara nödvändigt för små mängder arbete att kombinera två stabsenheter till en.
2. Beräkning enligt servicestandarder. För varje anställd sätts vissa prestationsindikatorer utifrån olika standarder och regler. Med information om den dagliga produktionstakten kan chefer beräkna behovet av personal pånågon tidsperiod.
3. Expertbedömningar. Detta är en av de mest populära metoderna. Det används av olika företag. Ledarnas åsikter är avgörande för att avgöra behovet av personal. Men samtidigt ska chefer kännetecknas av hög utbildning och professionalism. Det är viktigt att ha en tydlig förståelse för utvecklingen av denna industri i framtiden.
4. Extrapolering. Utifrån aktuella data görs en långsiktig prognos. Detta tar hänsyn till eventuella förändringar. Detta kan vara en ökning av priserna, planerade åtgärder från staten i denna bransch, dess utveckling i framtiden, etc. Detta tillvägagångssätt används om de interna och externa förhållandena i organisationen är stabila. I vårt land kan den endast användas för kortsiktig planering.
5. Bygga en datormodell. Avdelningschefer överför information, utifrån vilken en datorprognos över organisationens behov av arbetskraft för ett givet perspektiv byggs upp. Detta är en relativt ny metod, så den har inte hunnit få någon större spridning. Det kräver betydande ekonomiska kostnader, samt involvering av relevanta specialister i arbetet. Tekniken är mer lämplig för stora företag.

Beräkningsformler

Bestämning av behovet av personal görs med hjälp av speciella beräkningar.

Innan du väljer en formel måste du ta reda på vad företaget är mer benäget till i processen att genomföra sin personalpolicy:

• Att ökaproduktionsvolym, vilket kräver inblandning av ytterligare personal.
• Att minska mängden produktion, vilket leder till frigörande av arbetskraftsresurser.
• Produktionsvolymen är inte planerad att ändras. Behovet av personal bestäms av den naturliga förflyttningen av personal vid uppsägning, dekret, pensionsålder etc.

Därför, i företagens planeringsavdelningar, sker beräkningen och motiveringen av produktionstillväxten. För att öka produktiviteten tas alla faktorer i beaktande. För att fastställa det planerade antalet anställda, använd formeln:

Chpsp=ChbpI + OI, där Nspp är det genomsnittliga planerade antalet anställda under planeringsperioden, Nbp är antalet anställda under den senaste (bas) perioden, I är indexet för förändring i produktionsvolym i framtiden, OI är den totala förändringen av antalet anställda i basperioden.

Genomsnittligt antal anställda

Bestämning av behovet av personal kan göras med en annan formel. Du kan bestämma det genomsnittliga antalet anställda enligt följande:

Chss=ChyavKss, där Nss är det genomsnittliga antalet anställda, Nyav är antalet anställda som krävs för att utföra uppgiften under ett skift, Kss är koefficienten för det genomsnittliga antalet anställda.

Metoder för att täcka behovet

När behovet av arbetskraftsresurser har fastställts, skissera sätt att täcka det:

• Extern. I det här fallet ägnas uppmärksamhet åt utexaminerade från specialiserade utbildningsinstitutioner, omskolningscentra för personal samt till förslagrekryteringsföretag, öppen arbetsmarknad.
• Inrikes. Företagets personal genomgår omskolning, förbättrar sin kompetens. För detta ändamål genomförs professionell utveckling för möjligheten till karriärtillväxt. Detta tillvägagångssätt minskar personalomsättningen.

Antal supportpersonal

Bestämning av behovet av hjälppersonal görs också enligt en enkel formel:

Chsvr=KrmRSKss, där Nvvr är antalet listade supportmedarbetare, Krm är antalet jobb för supportmedarbetare, RS är antalet arbetspass på en dag.