Biträdande direktör för allmänna frågor: Arbetsbeskrivning och ansvar

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Vilka är kraven för en biträdande direktör? Vilket ansvar har denna specialist? Dessa och många andra frågor kommer att besvaras i artikeln.

Huvudmål

biträdande direktör för allmänna ärenden har, enligt arbetsbeskrivningen, flera huvudsakliga professionella mål:

1. Detta inkluderar att säkerställa organisationens information och ekonomiska säkerhet. Den presenterade specialisten bör bidra till företagets ständiga utveckling, samt bilda personalreserver.
2. Den anställde är skyldig att på ett kompetent och effektivt sätt engagera sig i urval och utbildning av personal. Ledningen av arbetare på specifika uppdrag ligger också inom en specialists kompetens. Glöm inte biträdande direktörens huvudmål: att tillhandahålla bekväma och moderna arbetsförhållanden för personalen.
3. Slutligen måste den biträdande generaldirektören alltid upprätthålla de etablerade standarderna och normerna. Vid behov bör standarder skapas.

Specialistkrav

I fallet, som med alla andraav annan anställd ställs vissa krav på specialisten i fråga. Och det första värt att notera är att biträdande direktören för allmänna frågor ska ha en högre utbildning. Det ska vara antingen lagligt eller tekniskt – beroende på organisationens inriktning.

Experten måste ha minst 5 års erfarenhet. Dessutom fastställer arbetsbeskrivningen särskilda bestämmelser relaterade till den anställdes kunskaper som är nödvändiga för arbetet:

• Uppdrag, standarder, lokala bestämmelser och olika affärsplaner bör vara den representerade personens ansvar.
• Anställd måste behärska alla teorier om personalledning.
• Medarbetaren måste veta allt om sätten för moraliskt stöd för teamet.
• Vice General Affairs Director måste ha avancerade PC-kunskaper.
• Medarbetaren måste känna till alla principer i organisationen.

Om arbetsplatsen i organisationen

Arbetsbeskrivningen för biträdande generaldirektören innehåller punkter om den representerade medarbetarens plats i organisationens struktur. Vad kan markeras här?

För det första tilldelas specialisten i fråga till gruppen av chefer. Han utses till en tjänst eller entledigas från den endast enligt direktörens order.

För det andra, enligt dokumentet, arbetarenär chef på andra nivån. En specialist har alltså ingen egen personal när det gäller operativ underordning. Men i allt som har att göra med ämnet personalpolitik och säkerhet bör den arbetande personalen lyda honom.

Om att utvärdera en specialists arbete

Instruktionen från den biträdande generaldirektören föreskriver särskilda kriterier för att utvärdera en specialists arbetsfunktioner.

Utvärderingen utförs av organisationens direktör. Här är indikatorerna som sticker ut i dokumentet:

• uppfyllelse av alla arbetsfunktioner fastställda i arbetsbeskrivningen;
• nivån av disciplin och koncentration hos den arbetande personalen, den höga nivån på hur de utför sina uppgifter av den arbetande personalen;
• säkerhet i organisationen; graden av effektivitet hos metoderna som kan användas i händelse av en nödsituation;
• närvaron i organisationen av ett effektivt system av moraliska och materiella incitament eller incitament för arbetare;
• att bedriva en effektiv och ekonomisk personalpolitik;
• att säkerställa en personalreserv av hög kvalitet, som inkluderar arbetare med en kvalifikationsnivå;
• närvaron av en vänlig atmosfär i teamet, frånvaron av konflikter och dispyter.

Därför är en hel del utvärderingskriterier fastställda av en specialiserad instruktion (professionell eller tjänsteman). Den biträdande generaldirektören måste utföra sina uppgifter mycket effektivt och ändamålsenligt,så att ledningen utvärderar dem på rätt nivå.

Den första gruppen av specialistuppgifter

Arbetsbeskrivningen för biträdande generaldirektören fastställer kraven och funktionerna. Här är de vanligaste:

Utveckla, implementera och uppdatera affärsplaner relaterade till säkerhet i organisationen i tid (hur ofta sådana planer utvecklas beror på organisationen själv; som regel sker detta en gång om året)

• Utformning av organisationens personalpolicy; upprättar en årlig personalplan.
• Utveckling och implementering av ett system för kontroll av sökande till lediga tjänster; organisation av ett kvalitetssystem för att kontrollera kandidater till jobb.
• Organisering av ett ständigt och effektivt arbete med att förbereda en personalreserv.
• Organisation av effektiva tävlingar för att locka de mest lovande och kompetenta specialisterna att arbeta i organisationen.

Naturligtvis presenterades bara en del av de funktioner som en specialist måste utföra ovan. Den andra gruppen av arbetsuppgifter för den anställde kommer att presenteras nedan.

Andra gruppen av specialistuppgifter

Medarbetarens arbetsbeskrivning fastställer även följande huvudfunktioner:

organisering av ett kvalitetsanpassningsförfarande för varje ny person i organisationen; utnämning för dessa ändamål av äldre eller mentorer som skulle hjälpa nya anställda att vänja sig vid arbetsplatsen så snabbt som möjligtplats

• Kontroll över ansvarsfördelningen för att arbeta med personaldokumentation.
• Förberedelse av allt nödvändigt material och dokument för att presentera vissa anställda för utmärkelser eller incitament.
• Sökning och utförande av alla dokument och material för att ålägga anställda, vid behov, administrativt eller disciplinärt ansvar.

Uppgifterna för den biträdande generaldirektören är därför ganska omfattande och komplexa. Separat är det värt att lyfta fram systemet med säkerhetsåtgärder och metoder för förhandlingar med olika typer av myndigheter.

Ytterligare krav för en anställd

En av biträdande direktörens huvuduppgifter kvarstår att säkerställa säkerhetsåtgärder som ett enda system.

Här kan vi lyfta fram följande:

• Analys av tillståndet för objekt i organisationen för säkerhet; utvärdering av dessa objekt.
• Vita åtgärder för att modernisera säkerhetssystemet på företaget.
• Förhindra säkerhetsrisker.

Utöver allt ovanstående måste den representerade specialisten också ta itu med skyddet av information i organisationen. Biträdande generaldirektör för allmänna frågor utför:

• analys av organisationens informationsbas;
• förbereder en lista med information och data om affärshemligheter;
• arbete för att effektivt skydda affärshemligheter.

I tjänsten som ställföreträdare. direktör,Det innehåller bland annat också en dialog med olika organ och företag. Särskilt förhandlingar med brottsbekämpande myndigheter genomförs oftast och är nödvändiga. Specialisten är i detta fall skyldig att svara på alla förfrågningar som skickas från dem och delta i alla nödvändiga juridiska processer.

Arbeta med dokumentation

Ganska många funktioner utförs av den biträdande generaldirektören för allmänna frågor. Dokumentationsansvar är förmodligen det vanligaste i en professionells jobb.

Särskilt måste den anställde lämna in följande papper:

• Arbetsplan för nästa månad - senast den femte dagen i varje månad; mottagaren är huvudmannen.
• Finansiell månadsrapport - före den första dagen i varje månad; mottagaren är chefsrevisor.
• Slutlig månadsrapport om utfört arbete - fram till den femte dagen i månaden. Mottagare – VD.
• Instruktioner och föreskrifter - när beställningar kommer in. Användarna är själva organisationens anställda.