Ersättning för arbete på en affärsresa: regler, föreskrifter, pappersarbete, beräkningar och betalningar

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Många företag kräver att anställda reser regelbundet för att lösa många arbetsproblem. Samtidigt bör varje arbetsgivare och anställd veta hur ersättning fungerar på en tjänsteresa. För detta beaktas lönen för en specialist i företaget, affärsresans längd och andra faktorer. Om reglerna för beräkning av betalning överträds, kan företaget hållas administrativt ansvarigt på grund av brott mot bestämmelserna i arbetslagen.

Konceptet med en affärsresa

Affärsresor representeras av en anställds avresa till en annan stad eller ett annat land på order av chefen. Deras huvudsakliga syfte är att utföra vissa order, etablera kontakter med andra företag eller lösa olika frågor med entreprenörer eller kunder. Längden på sådana resor beror på syftet.

Oftast krävs affärsresor för att lösa viktiga problem för företaget:

• bygga relationer med andra företag;
• kontroll över aktiviteterfilialer;
• nödvändighet att underteckna ett nytt kontrakt;
• besöker på utställningar eller presentationer.

En anställd som har åkt på tjänsteresa behåller sitt jobb, och medellönen sänks inte. Dessutom är arbetsgivaren skyldig att på ett kompetent sätt ersätta alla utgifter i samband med denna resa. Därför beräknas lön för tjänsteresor av ekonomiavdelningen.

Vem kan skickas på affärsresor?

För att skicka en anställd på en affärsresa räcker det bara att chefen utfärdar en specialorder. På grundval av det måste specialisten utföra ett specifikt uppdrag i en annan region i Ryssland eller till och med i en annan stat. För att göra detta måste medarbetaren ha lämplig kompetens och erfarenhet.

Samtidigt finns det vissa specialister som inte kan skickas på tjänsteresa. Dessa inkluderar företagsanställda:

• gravida kvinnor;
• medborgare med små barn;
• minderåriga arbetare;
• människor som tar hand om handikappade barn eller sjuka släktingar.

Ovanstående proffs kan åka på tjänsteresor endast efter att de har skriftligt samtycke, och det får inte finnas några medicinska kontraindikationer för att skicka på en affärsresa.

Begreppet reseersättning

Ersättning för arbete på tjänsteresa ska utföras enligt vissa regler. Pengar som en medborgare tar emot kallas resebidrag. Tilldessa inkluderar betalningar:

• Dyr. De representeras av de utgifter som krävs för att leva och äta en medborgare i en annan stad eller ett annat land. Medel tillhandahålls uteslutande i förväg, så de måste tas emot av en specialist innan de skickas på en resa. För att överföra medel krävs att chefen utfärdat en lämplig order. Pengar kan ges ut i form av kontanter eller genom överföring till den anställdes bankkort. Efter återkomsten ska medborgaren upprätta en rapport som skickas till revisorn. Den listar alla utgifter som en medborgare ådragit sig under resan, så de måste behålla alla checkar, biljetter eller andra betalningsdokument. Om det finns för lite pengar som tagits emot tidigare tilldelas ytterligare medel.
• Betalning under en affärsresa. Det representeras av en medborgares direkta lön under en affärsresa. Under sådana förhållanden beräknas och periodiseras medlen samtidigt med lönen för alla andra dagar i månaden. Ersättning under tjänsteresan överförs i allmän ordning, nämligen den dag lönen utbetalas i företaget.

Löneberäkningen skiljer sig något, och detta beror på att en medborgare tvingas tillbringa inte bara vardagar utan även helger i en annan stad.

Nyanser av periodisering

Vid fastställandet av ersättningsbeloppet på en tjänsteresa måste revisorer ta hänsyn till vissa regler, och de höjs regelbundet på grund av införandet av ändringar i lagstiftningen. Till dessaregler inkluderar:

• Dagpenningen får inte överstiga 700 rubel om resan inte innebär att man korsar statsgränsen.
• Om du planerar att besöka ett annat land, ökar detta belopp till 2,5 tusen rubel.
• Tillåts betala dagpengar i utländsk valuta, men beräkningen tar hänsyn till växelkursen den dag då medlen direkt överfördes till den anställde i företaget.
• Om en specialist självständigt förvärvar valuta i ett annat land, måste han ge revisorn ett växlingsbevis, och om detta dokument saknas, används centralbankens kurs vid tidpunkten för utgivningen av medel.
• Om tjänsteresan inte tar mer än en dag, betalas inte dagpenning.
• Alla utgifter som en anställd ådragit sig på en resa är inte föremål för personlig inkomstskatt eller försäkringspremier.
• Företaget kan fördela dagtraktamenten som överstiger 700 eller 2500 rubel, men personlig inkomstskatt krävs från det överskjutande beloppet.
• Förfarandet för att beräkna ersättningen för en anställd på en affärsresa har liknande moment med beräkningen av semesterlön.
• Löner samlas in för personer som är på affärsresa endast på arbetsdagar, men på semesterpengar samlas in baserat på hela kalenderdagar.

Revisorn behöver få korrekt information om hur många dagar den anställde tillbringade på en affärsresa.

lagstiftning

Betalning för arbete under en tjänsteresa bör göras på grundval av bestämmelserna i art. 167 TK. Det tyder på att företagets chef är skyldig att behålla sin arbetsplats för den anställde, ochtäcker även alla utgifter relaterade till resan.

Därför är det olagligt att endast överföra löner utan olika tillägg.

Beräkningsförfarandet regleras av art. 139 TK och PP nr 749. Om företagets revisor bryter mot lagen kan företaget och tjänstemännen hållas administrativt ansvariga.

Vilken lön betalas ut?

Ersättning för affärsresor, enligt den ryska federationens arbetslagstiftning, ska beräknas baserat på en anställds genomsnittliga inkomst per år. Ytterligare medel tilldelas den anställde utöver direktlönen. Dessa inkluderar utbetalningar:

• ersättning för levnadskostnader i en annan region eller ett annat land;
• medel avsedda för att utföra arbetsaktiviteter på en affärsresa;
• betalning för transport.

I vissa företag sker betalning för dagar på en tjänsteresa omedelbart före resan, men endast en viss del av detta belopp tillåts betalas i förskott, och resten av medlen överförs efter tjänsteresan. Betalning representeras inte alltid av ett strikt definierat belopp, eftersom utgifterna påverkas av olika faktorer, som inkluderar växelkursen, kostnaden för boende och biljetter, samt resans längd.

En anställd som återvänder från en affärsresa måste fylla i en särskild rapport. Den listar alla pengar som spenderats och köpta föremål, och alla utgifter måste styrkas av lämpliga betalningsdokument. Baserat på rapporten, finalenbetalning för en affärsresa baserat på en anställds genomsnittslön.

Vilka dagar betalas?

Innan beräkningen bör du bestämma hur många dagar den anställde ska vara på affärsresa. Ersättning för arbete på tjänsteresa på en ledig dag periodiseras inte, därför beaktas endast de dagar då företaget arbetar direkt, för vilka företagets arbetsschema beaktas.

Revisor under beräkningen måste använda tidrapporten. Detta gäller särskilt i en situation där företaget använder ett flytande arbetsschema. Semester på en affärsresa betalas inte, men varje organisation kan självständigt samla in pengar om det behövs för anställda.

Beräkningsförfarande

Processen att fastställa lönen för en anställd som är på affärsresa under en lång tid innebär att revisorn utför flera sekventiella åtgärder. Det är tillrådligt att under förfarandet använda bestämmelsen om ersättning för tjänsteresor, som kan bildas av direktföretag och säkras genom lämplig order.

Beräkningsprocessen är uppdelad i steg:

• avgör hur många arbetsdagar den anställde kommer att spendera på en affärsresa;
• beräknar beloppet på lönen som skulle tillfalla en specialist om han fortsatte att arbeta i företaget under faktureringsperioden;
• avslöjar hur många dagar som ingår i beräkningen;
• beräknar den genomsnittliga inkomsten för den tidsperiod då specialisten kommer att vara medaffärsresa.

Vid beräkningen av ersättningen till förare på tjänsteresa beaktas extra utgifter som den anställde kommer att få stå för på en tjänsteresa. Detta inkluderar kostnaden för bensin, boende på olika hotell eller värdshus, samt de kostnader som krävs för att utföra instruktionerna från företagets ledning. Alla dessa utgifter täcks av reglerna om löner.

Funktioner för betalning av medel

Under beräkningarna kan revisorer använda olika sätt och metoder för att beräkna löner för personer som är på affärsresa. Därför inkluderar funktionerna i denna process:

• Om det behövs kan en extra betalning upp till en medborgares genomsnittslön debiteras. Det händer ofta att det efter en tjänsteresa visar sig att den anställde fått mycket mindre pengar än han skulle ha fått bet alt om han hade övergett tjänsteresan och arbetat på kontoret. I det här fallet kan de göra en ansökan till yrkesinspektionen. För att undvika konflikter med anställda tas ett tillägg ut. Dess storlek kan vara annorlunda, eftersom huvudvillkoret är behovet av att betala ett sådant belopp som är lika med den genomsnittliga lönen för en medborgare. Detta gäller särskilt om ackordslön används på tjänsteresa. Eftersom en medborgare praktiskt taget inte har några resultat av aktivitet, kan det med en standardberäkning visa sig att han får för lite lön, därför görs en extra betalning upp till den genomsnittliga inkomsten. Ledarna för företagen fattar själva ett sådant beslut, eftersom de inte är intresserade avför att förvärra den ekonomiska situationen för anställda som går med på att resa i affärer.
• Betalande lediga dagar. Ofta behöver en specialist på en organisation åka på en affärsresa för bara några dagar. Under denna period återstår mycket arbete. I det här fallet kan två dagar infalla på helgen. Enligt lagen krävs inte lön för en affärsresa på en ledig dag, men i själva verket vilade medborgaren inte under denna period, utan var engagerad i arbete. I detta fall tilldelas dubbel lön av företagets chef. Istället för sådan betalning kan ledningen erbjuda möjligheten att ta ledigt i framtiden.
• Löneregler för deltidsarbetande. Ofta kombinerar specialister flera jobb samtidigt, så de arbetar i företaget på deltid. Efter att en medborgare har överförts till huvudpositionen uppstår svårigheter med beräkningen av hans genomsnittliga inkomst om han åker på affärsresa. I detta fall bör de perioder då medborgaren arbetade deltid beaktas. Under dessa förhållanden kommer betalningsbeloppet att vara tillräckligt lågt för att ledningen kan ta ut en tilläggsavgift.

På grund av ovanstående punkter anses den korrekta beräkningen av löner för personer som reser på affärsresor vara en ganska specifik och komplex process. Under dess genomförande måste revisorn ta hänsyn till bestämmelserna i rysk lagstiftning. Om de gör allvarliga misstag kan den anställde skriva ett krav till yrkesinspektionen. I det här fallet kan företaget hållas administrativt ansvarigt.

Hur ersätts helgdagar?

Om en anställd på företaget tvingas arbeta på en affärsresa även på helger, bör de kompenseras. För att göra detta kan ett av alternativen väljas:

• i framtiden kommer medarbetaren ges möjlighet att ta ledigt vilken dag som helst;
• Bet alt arbete på helgerna dubbelt.

För att överföra dubbelbetalningen utfärdas motsvarande order av företagets ledning. Den anger tjänsten och fullständigt namn på den anställde som skickades på tjänsteresa. Landet och regionen där han var, resans period och anledningen till resan anges.

För att förhindra dubbla situationer rekommenderas det att helt konsolidera den interna regellagen i företaget, på grundval av vilken den korrekta löneberäkningen görs för anställda som tvingas arbeta på helger under en tjänsteresa. Detta kommer att avsevärt förenkla arbetet för en revisor.

Hur kan pengar överföras?

Betalning kan göras på två olika sätt:

• tillhandahållande av medel i form av kontanter som utfärdas till den anställde före resan vid företagets kassadisk;
• överföring av pengar till ett bankkort som är en lön.

Om grundlönen förs över till ett bankkonto görs betalningen för en tjänsteresa vanligtvis på samma sätt.

Vilka ledningar används?

Revisorn måste korrekt återspegla de olika transaktionerna som är kopplade tillersättning till en anställd på affärsresa. För detta används inlägg:

• D71 K50 - utfärdande av pengar enligt rapporten till en anställd i organisationen för att täcka utgifter som uppstått under en affärsresa;
• D71 K50 - betalning av ersättning till en anställd om han under resan spenderade inte bara de mottagna medlen utan även sina egna pengar, därför lämnar han en rapport till revisorn med alla sina utgifter;
• D50 K71 - återbetalning av pengar av en anställd om han har extra pengar efter en arbetsresa.

Den anställde måste rapportera till organisationen för alla uppkomna utgifter, för vilka han gör en förhandsrapport. Olika betalningsdokument som bekräftar utgifterna är bifogade. Dessa inkluderar kvitton, checkar eller biljetter. Om olämpliga kostnader upptäcks kan organisationen vägra att betala ersättning. Ofta finns det i utgiftsunderlaget fakturor där momsen fördelas. Under sådana förhållanden kan skatten godtas för avdrag.

Slutsats

Företagsresor krävs i olika företag, eftersom endast tjänsteresor kan lösa olika problem, sluta nya kontrakt eller kontrollera filialernas arbete. Företagsspecialister som skickas på affärsresor måste få dagpenning och korrekt beräknade löner.

Vid löneräkning beaktas en medborgares genomsnittslön för ett års arbete. Samtidigt kan svårigheter uppstå om den anställde arbetar i företaget under en kortare tid eller överförts till statennyligen. I detta fall tilldelas en extra betalning upp till den genomsnittliga inkomsten. För att göra detta är det nödvändigt att korrekt upprätta bokföringsposter.