Räkenskapens effektivitet: lagringsperioden för dokument

2025 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2025-01-24 13:25

Bokföringens effektivitet påverkas till stor del av den kompetenta organisationen av lagringen av dokument som samlas i företaget. Därför, för att undvika problem, bör varje revisor definitivt bekanta sig med kraven för villkoren och förfarandet för lagring av dokument i enlighet med lagstiftningen i Ryska federationen.

I vilken ordning dokument lagras?

Föderal lagstiftning sedan 2013 kräver att alla företag behåller alla primära dokument, bokslut, redovisningsregister och arbetsstandarder, såväl som alla andra dokument relaterade till denna ekonomiska enhets verksamhet. Denna regel gäller även för lagringsperioden för dokument i elektronisk form, som i allt större utsträckning används i den ekonomiska verksamheten för företag av olika organisatoriska och juridiska former.

Hur lång tid tar detlagra dokument?

Bevaringstid för dokument - minst fem år eller mer (i enlighet med de regler som fastställts av organisationen). Intressant nog föreskriver skattelagen andra lagringsperioder (fyra år). Detta gäller för alla finansiella rapporter, och perioden beräknas från det ögonblick då den senast användes. Det bästa är förstås att behålla dokumenten i fem år, vilket kommer att spara mycket tid och nerver om något händer! Handlingar om utrikeshandelstransaktioner bör behandlas separat. Om en utländsk motpartsstat tillhandahåller en längre period för att lagra dokument än i Ryska federationen, är det bättre att välja det och inte hoppas att det inte kommer att bli några problem med transaktionen i framtiden. Och detta måste föreskrivas i företagets interna regler, vilket kommer att förhindra många misstag av anställda.

Vem är ansvarig för att lagra dokument?

I enlighet med lagens "bokstav" ska organisationens chef, d.v.s. dess VD är personligen ansvarig för bevarandet av dokument i företagets arkiv. Om perioden för lagring av dokument eller organisation av dokumentcirkulation inte iakttas, kommer böter på tio tusen rubel att samlas in från företaget och trettio tusen rubel för en upprepad överträdelse. I händelse av att sådan oansvarighet ledde till en underskattning av skattebeloppet, måste tjugo procent av den obetalda skatten betalas, men denna böte får inte vara mindre än fyrtio tusen rubel. Den ryska federationens lagstiftning fastställer också separat påföljder förtjänstemän för förluster orsakade av ineffektiv organisation av dokumentlagring på företaget.

Hur förstör jag dokument som redan har löpt ut?

Till att börja med bör det noteras att vissa handlingar inte förstörs, utan överförs till kommunarkivet, så det är mycket viktigt att inte bara märka dem med hållbarhet, utan också ta hand om att sätta inskription "Expert Review Commission" (EPK). Om det inte finns något behov av att överföra dokument till arkivet, måste organisationens chef utfärda en handling om förstörelse av dokument. Om en sådan handling inte har upprättats, anses handlingarna saknas, och det krävs en order för att tillsätta en kommission för att utreda en sådan förlust.