Korrigerande åtgärd är Definition, funktioner och principer

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Snasa inte för att stänga sidan när du ser de tråkiga "korrigerande åtgärderna" tillsammans med de mycket sorgliga bokstäverna "QMS". Ja, vi håller med, när det gäller graden av trötthet i ögonen på anställda i företag med ett kvalitetsledningssystem, kan bara arbetarskyddet argumentera. Samtidigt är QMS det mest effektiva och beprövade systemet med en ljus historia och geniala implementeringsverktyg. Ett av systemets nyckelverktyg är korrigerande åtgärder.

Definitioner och förtydliganden

Korrigerande åtgärd är den åtgärd som vidtas för att eliminera orsakerna till en avvikelse. I det här fallet är nyckelordet "skäl". Allt måste med andra ord korrigeras så att sådana inkonsekvenser aldrig inträffar igen i framtiden.

Avvikelse är ett avsteg från fastställda krav. Observera att i QMS finns det ingen plats för sådana ord som "misstag", och detta är mycketi grunden. Uttrycket "misstag" antyder närvaron av den skyldige, och därför lämpligt straff.

Det finns inget liknande i QMS och kommer aldrig att bli det. Att förstå och acceptera är halva framgången med att implementera QMS.

Först av allt, låt oss sätta allt på sin plats.

Procedurtrio

Korrigerande åtgärder i QMS är en av de sex obligatoriska procedurerna som beskrivs i den legendariska ISO 9000-standarden. Denna procedur är nära besläktad med de andra två, så här ser "trojkan" ut tillsammans:

1. Procedur för produkthantering som inte överensstämmer.
2. Procedur för korrigerande åtgärder.
3. Förebyggande åtgärder.

För att uttrycka det enkelt, först fastställs eventuella inkonsekvenser, och sedan planeras och implementeras åtgärder för att eliminera deras orsaker.

Nyckelproblem: var letar vi efter "något"?

För att rätta till något måste du först hitta och fixa detta "något". Defekter i tillverkade produkter, brott mot disciplin, oförskämdhet i att kommunicera med en nyckelkund, snedvridning av bokslut, en ökning av antalet skador på jobbet - det finns många exempel på bristande efterlevnad, de kan vara väldigt olika i termer av av skadans omfattning för företaget och efter ämne. Men allt ser bra ut på pappret. Det är faktiskt mycket svårt att samla in objektiva produktionsfakta av negativ karaktär. Vanligtvis görs detta av en kvalitetsledningsrepresentant som inte har någon aning om nyanserna i produktionen och andra interna hemligheter.

Samlingverkliga fakta för planering och genomförande av korrigerande åtgärder bör utföras ständigt och i flera källor: vid internrevision, rapporter från anställda, konsumentklagomål.

Vi kommer inte att knacka på oss själva och killarna

Här är det, det största hindret för implementeringen av ett coolt kvalitetssystem, inklusive effektiv hantering av korrigerande åtgärder. Du kan genomföra seminarier och skriva motiverande brev till anställda om vikten av att fylla i ett formulär för avvikelserapport i tid så att företaget omedelbart skyndar på att planera och vidta korrigerande åtgärder för att eliminera det. De kommer att lyssna med intresse, nicka med huvudet och till och med tacka dig för ditt bidrag till den gemensamma saken.

Men då riskerar du att i bästa fall få en rapport om en klassisk diskrepans från de breda massorna av arbetare: allt handlar om låga löner, det här är den största diskrepansen. Höj den, så blir allt omedelbart bra. Det mest intressanta är att de flesta skriver en sådan rapport från hjärtat med en uppriktig tro på framgång.

Vad ska man göra och hur ska man leva på? Lär ut, förklara, hjälp till att fylla i formuläret, förhandla med den första chefen så att han skriver rapporten först. Inte genom att tvätta, utan genom att rulla: du måste tänka och fortsätta att hålla dig till din linje. Var så tydlig och transparent som möjligt.

Skillnaden mellan korrigerande och förebyggande

Även QMS-konsulter har ibland svårt att diskutera korrigerande och förebyggande åtgärder och förklara skillnaden mellan dem. Samtidigt är det ganska enkelt, skillnaden är tydlig och ganska påtaglig. Bedöm själv:

• En enkel justering är att rätta till inkonsekvensen på plats. Exempel: ett sprucket rör som måste pluggas omedelbart. Detta blir justeringen.
• Korrigerande åtgärder är eliminering av orsakerna till avvikelse. Varför röret sprack och vad som behöver göras för att förhindra att detta händer.
• Förebyggande åtgärder är en åtgärd för att förhindra bristande överensstämmelse eller utveckling när en ny tjänst eller produkt introduceras. Ett bra och mycket vanligt exempel är att vidta förebyggande åtgärder i alla grenar av företaget om en bristande efterlevnad upptäcks i en av dem.

Allt började med brittiska bomber som inte exploderade

Det finns många exempel på korrigerande åtgärder, inklusive historiska. Början var den brittiska bombhistorien från andra världskriget som startade processmetoden och alla ISO-standarder inom tillverkning.

Bomber började explodera ofta i vissa brittiska militärfabriker innan de skickades (inkonsekvens). Och på andra fabriker, tvärtom, exploderade inte bomberna - ytterligare en diskrepans. Lösningen (korrigerande åtgärd) hittades av försvarsdepartementet. Den skickade sina inspektörer till varje anläggning. Nu var varje tillverkare skyldig att föreskriva sekvensen för alla operationer, och kontrollanten kontrollerade om arbetarna följde dem. Bomber exploderade nu på rätt plats vid rätt tidpunkt. Bara? Ja. Och lysande.

Toyota och japansk total kvalitetskontroll

QMS hos Toyotahar länge varit standarden för den japanska kvalitetsmodellen och föremål för allmän studie och diskussion. Toyota är den huvudsakliga "basen" för Edwards Deming, författaren till det japanska ekonomiska miraklet med hans berömda driftsprinciper som används i Toyota-fabriker runt om i världen.

Korrigerande åtgärder är inte fokuserade på den anställdes personlighet, utan på hans beteende. Inte disciplinära åtgärder, utan mänsklig utveckling och problemlösning är Toyotas huvudvärden i detta frågeblock. Det japanska systemet för livstidsanställning tar på sig den högsta graden av ansvar för arbetare. Och för detta måste människor arbeta tålmodigt och noggrant.

Ta till exempel anställdas sena tid, vilket är oacceptabelt i en japansk företagsmiljö. Men om du tror att sådan oacceptabelhet är en medfödd egenskap hos människor på Toyota, så har du fel. För personer som bryter mot arbetsdisciplinen undertecknas en tydlig plan för korrigerande åtgärder i fem steg. Att sluta är det sista femte steget, och ett som nästan aldrig kommer till.

Toyotas recept: fem steg för överträdare av företagsdisciplin

1. Första steget är en enkel påminnelse från ledaren, gärna i form av ett skämt eller råd om att köpa en väckarklocka. Denna åtgärd är inte en korrigerande åtgärd.
2. Om dröjsmålet fortsätter fyra eller fler gånger per år, vidtas den första korrigerande åtgärden i form av en skriftlig påminnelse. Den anställde måste skriva vad han ska göra för att rätta till situationen.
3. Om samma anställd blir sen minst två gånger under nästa år kommer ett disciplinärt möte att hållas med deltagande av höga myndigheter. Syftet med sådana korrigerande åtgärder är att hjälpa arbetstagaren att hitta en lösning så mycket som möjligt och, uppmärksamma, att se till att den olyckliga personen var medveten om vad företaget förväntade sig av honom. Analysen av korrigerande åtgärder från föregående steg utförs. Vid detta möte finns alltid en representant från personalavdelningen närvarande, som fungerar som advokat åt gärningsmannen.
4. Om det blir två förseningar under nästa år får den anställde … ledigt för att fatta ett slutgiltigt beslut och skriva ett brev till kommissionen. Om kommissionen bestämmer sig för att behålla en anställd på Toyota, betalar de honom denna lediga dag.
5. Den anställde har nu fyra års "provning". Om ens en försening inträffar under dessa år, rekommenderar kommissionen att arbetaren avskedas.

Det bör noteras att sådana uppsägningar hos Toyota är extremt sällsynta. Vanligtvis är allt löst i de tidigare stadierna av korrigerande åtgärder.

Du kan skjuta. Var bara försiktig

Principerna för "Toyota" kan tillämpas här också. Om du tänker på det är analysen av avvikelser och sökandet efter kompetenta korrigerande åtgärder ungefär samma schema för att hitta orsaker.

Felmatchning kan uppstå på grund av att det inte finns något reglerande dokument och att anställda helt enkelt inte vet hur de ska utföra åtgärder. Korrigerande åtgärd är skapandet av en instruktion ellerpromemoria om ordningen för operationen.

En annan orsak till bristande efterlevnad kan vara brist på utbildning eller arbetsinstruktioner. Det finns regler och procedurer, men ingen gjorde den anställde uppmärksam på dem.

Och nu det tredje alternativet: det finns en procedur, och utbildning genomfördes och påmindes ännu en gång. Ja, men den anställde är vårdslös och vill inte jobba. Det är här han måste få sparken, det här kommer att bli en tuff korrigerande åtgärd. Det är inte längre nödvändigt att bevisa att detta beslut passar in i QMS och Toyotas principer. Och för att inte upprepa misstagen vid val och anställning av en ny medarbetare till en ledig tjänst bör beskrivningen av kraven för en ledig tjänst på rekryteringsavdelningen skrivas med hänsyn till fallet med uppsägningen.

Nizjnij Novgorod "diamant"-system: noll defekter

Först var andelen defekter 65,9 %. Ett känt exempel på framgångsrik rysk implementering av QMS-principer. "Diamonds" är namnet på ett unikt författarsystem som uppfanns och implementerades vid den lilla anläggningen "Instrum-Rand" i staden Pavlovo i Nizhny Novgorod-regionen.

Anläggningen tillverkar pneumatiska verktyg som köps i Europa och USA utan föregående verifiering. Instrument-Rand är det enda ryska företaget som har klarat en teknisk revision av Mercedes-Benz. Naturligtvis gick laget långt och hårt till den här nivån.

Redan från början stod det klart att alla defekter endast kan åtgärdas om det finns ärlig och heltäckande information om hur det gick till. Endast i detta fall var det möjligt att exakt identifiera avvikelser och korrigerande åtgärder för att eliminera orsaken till defekten. Det behövdes med andra ord uppriktiga bekännelser från arbetarna, som inte hade bråttom att göra det. Rädslan för att förlora en bonus eller att bli straffad var ihållande och genomgripande.

Vid den tiden uppfanns och implementerades ett system med "diamanter", som var … defekta delar. Att ge information om äktenskap var en positiv utveckling, ingen straffades för detta. Tvärtom diskuterades eventuella avvikelser i teamet för att tillsammans hitta den mest optimala och korrekta korrigerande åtgärden. För "diamanterna" ställde de upp speciella bord, som på ett museum. Det var så psykologin hos arbetarna i Nizhny Novgorod förändrades, och Tool-Rand började stiga till höjderna av total kvalitetsledning.

Slutsats

Tålamod, frihet från stereotyper, goda kunskaper om standardernas historia och utmärkta kommunikationsförmåga är en uppsättning ganska uppnåeliga egenskaper för att förverkliga de mest ambitiösa planerna för att föra företaget framåt.

Det finns många nya ledningsmodeller inom affärslitteratur och webben: några med exotiska namn, några med till synes ovanliga tillvägagångssätt. Bara de flesta av dem liknar nya godisförpackningar med klassisk fyllning.

QMS med sitt system med korrigerande åtgärder har aldrig svikit någon. Enkel och genialisk är de två mest lämpliga orden för att beskriva det.