Kontroll i företaget: verktyg, mål och mål

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-17 19:08

De som hör ordet "kontrollera" för första gången brukar tänka sig att kontrollera något, men det är faktiskt inte alls så. Kontroll i ett företag är ett komplext system som syftar till att förbättra ekonomiska, personalmässiga och tekniska processer för att uppnå en effektiv funktion av organisationen som helhet. Till skillnad från kontroll, som är utformad för att identifiera problem och misstag som gjorts tidigare, syftar controlling till att bygga ett processledningssystem i företaget som fokuserar på nuvarande och framtida angelägenheter. Varför är detta så viktigt?

Kontrolltjänsten på företaget är en viktig del, eftersom dess anställda kan minimera förlusten av resurser, analysera nuvarande och framtida planer och även identifiera möjliga fel, det vill säga de som kan göras under loppet av företagets verksamhet. Men för att förstå vad denna typ av aktivitet är, är det viktigt att studera dess egenskaper och nyckelpunkter mer i detalj. Den här artikeln kommer att diskutera de grundläggande begreppen, målen och målenstyrning, såväl som dess koncept, verktyg och funktioner.

Begrepp och definitioner

Kontroll är en ny riktning i ledningssystemet, så idag finns det ingen entydig definition av detta begrepp. Det finns dock flera definitioner som är mest populära och återspeglar kärnan i denna term.

Dess ursprung är kopplat till det engelska verbet att kontrollera. I översättning är "kontrollerande" "ledning, övervakning, kontroll, ledning, reglering." En sådan beskrivning räcker dock inte för att förstå essensen av detta fenomen, så det är värt att överväga följande två mer exakta definitioner.

Kontroll är ett separat verksamhetsområde i organisationer, som är förknippat med implementeringen av den ekonomiska funktionen och syftar till att fatta rätt strategiska och operativa beslut av ledningen.

Controlling är en uppsättning åtgärder som syftar till att stödja alla processer med nödvändig information och analytiskt stöd för att fatta rätt ledningsbeslut. Oftast syftar de till att öka vinsten i organisationen.

Modern kontroll i ett företag måste nödvändigtvis inkludera ett kvalitetsledningssystem, riskhantering och ett system med nyckelindikatorer, såväl som processledning vid genomförandet av alla typer av planering.

Mål och mål

Baserat på de grundläggande begreppen kan vi dra slutsatsen att den huvudsakligaSyftet med kontroll i ett företag är inriktningen av alla ledningsprocesser mot att uppnå vissa mål, vilket kan uttryckas i att förbättra produkter, uppnå en adekvat nivå av konkurrenskraft, och så vidare. Målet är med andra ord att upprätthålla en effektiv ledning av organisationen. Vad är dess syfte?

Baserat på målet särskiljs följande huvuduppgifter för att kontrollera när man styr ett företag:

• utveckling av planeringsmetodik och dess organisation;
• redovisning, inklusive insamling av information och dess behandling;
• kontroll;
• organisering av speciella observationssystemhändelser.

Dessa uppgifter, sammanfattade, har speciella deluppgifter som måste utföras av den tjänst eller avdelning som har anförtrotts den kontrollerande funktionen. Utvecklingen av en planeringsmetod och dess organisation inkluderar följande:

• att säkerställa skapandet av ett regelverk som kommer att hjälpa till att implementera företagets utvecklingsprognoser;
• ge råd till personer som utvecklar strategiska planer;
• samordna arbetet i utarbetandet av olika planer, med att fastställa företagets huvudmål och budgetering;
• deltagande i diskussioner och definitioner av parametrar (kvalitativa och kvantitativa) för arbetet.

Redovisningsuppgiften inkluderar följande:

• utveckling av strukturen för sändning och mottagning av information;
• skapa ett informationsstödsystem för att ge referenser, information ochrapporterar till personer som är ansvariga för en viss process i ledningen av företaget;
• bestämma behovet av att tillhandahålla nödvändig information till chefer eller andra ansvariga personer;
• jämföra planer och rapporter och sammanställa delrapporteringsdokumentation som visar planernas framsteg;
• analys av avvikelser från planer, identifiering av möjliga orsaker och framtagande av förslag för att förhindra påverkan av negativa faktorer som orsakat störningar i arbetet.

Kontrolluppgiften inkluderar:

• övervaka genomförandet av planer som syftar till att uppnå strategiska mål;
• övervaka tillståndet för miljöförhållanden relaterade till utvecklingen av strategiska planer;
• övervakning av svagheter som identifierades under planering eller granskning av programmets framsteg.

Uppgiften att organisera evenemang för ett speciellt observationssystem ger följande:

• utveckling av ett regelverk för att erhålla och tillhandahålla information inom organisationen;
• utveckling av aktiviteter som ger ytterligare information och analytiskt stöd.

En speciell plats i systemet för kontroll av ekonomi, personal och resurser är redovisning. Traditionell rapportering innebär i regel fokus på det förflutna och en presentation av fakta om tidigare processer och fenomen, medan rapportering i controlling är fokuserad på framtiden.

Därmed kan du se att organisationen av kontroll i företaget bidrar till skapandetaktuell kontroll över processer för att fastställa konsekvenserna av vissa förv altningsbeslut. Man kan också säga att införandet av controlling gör att man kan rädda företagets ledning från att fatta överhastade eller olönsamma beslut som innebär slöseri med resurser.

Methods

För att fullgöra alla uppgifter som ställs upp vid ledning av en organisation, innebär kontroll användning av följande allmänna vetenskapliga metoder:

• analys;
• deduction;
• induktion;
• specifikation;
• abstraction;
• synthesis;
• analogi;
• simulering.

Efter att målen, målen och metoderna för detta verksamhetsområde har övervägts är det extremt viktigt att uppehålla sig vid dess funktioner.

Funktioner

Kontrollsystemet på företaget inkluderar sådana grundläggande funktioner som:

• information;
• redovisning och kontroll;
• analytisk;
• planeringsfunktion.

Och även, villkorligt, kan tre funktioner särskiljas, som kommer att vara en kombination av ovanstående - service, kommentering och hantering.

Reasons for Controlling

Vid 1800- och 1900-talsskiftet stod många amerikanska ledare i processen att leda organisationer inför ett akut behov av att förbättra metoderna för ekonomisk redovisning och finansiell kontroll. De första försöken att förbättra redovisningssystemet såg ut så härsätt - cheferna för företag som tilldelats chefsfinansiären och företagets sekreterare uppgiften att tillhandahålla analytisk information om frågor av den ekonomiska och ekonomiska delen. Därmed bildades ett nära samarbete mellan finanstjänsten och den som biträder verkställande direktören. Därefter fann man att det på grund av mångfalden av information och behovet av dess detaljer är mer ändamålsenligt att anförtro denna uppgift till enskilda tjänstemän. Således ägde införandet av kontroll i företaget rum.

Följande förutsättningar för uppkomsten av kontroll kan särskiljas:

• global ekonomisk kris;
• komplikation och skärpning av skattesystemet för företagare;
• komplikation av finansieringsformer.

Utvecklingen av kontroll som en gren av ekonomisk vetenskap beror på följande skäl:

• internationalisering och differentiering av företag;
• byte av teknologier involverade i produktionsområden;
• komplikation av företagsledningssystemet;
• komplikation av den yttre miljön;
• komplikation av kommunikationsprocesser för att fatta ledningsbeslut, vilket ledde till ett akut behov av kompetent personal inom området systemteknik och organisation.

Idag noterar många chefer för utländska företag att efter skapandet av kontrollerande avdelningar på företaget, till exempel, ökade företagets intäkter, användningen av finansiella, mänskliga och andra typer av resurser blev mer korrekt och lyckades med en betydande sätt.minska kostnaderna.

Kontrolltjänsten i organisationen står inför en mycket allvarlig uppgift - att säkerställa snabb insamling och förberedelse av en detaljerad analys av information om alla tillgängliga kostnader för att kunna hantera företaget. Företagsdirektören, chefen för finanstjänsten och cheferna för produktionsavdelningarna måste få information i tid och regelbundet så att de vid eventuella avvikelser kan vidta rätt åtgärder och korrigera hela företagets arbete.

Concepts

I dag skiljer sig det tyska och amerikanska begreppet kontroll i den ekonomiska litteraturen. I allmänhet är dessa begrepp väldigt lika varandra, men deras huvudsakliga skillnad är att den första är mer fokuserad på att överväga problemen med intern redovisning och analys av organisationens interna miljö, och den andra är mer fokuserad på problemen med den externa miljö som företaget är nära sammankopplat med.

Det är värt att notera att det tyska konceptet har fått bredare acceptans. Enligt detta koncept är den centrala uppgiften att lösa problemen med internredovisning i en planerad, kontroll- och dokumentär form.

Det amerikanska konceptet sätter också i förgrunden lösningen av frågor relaterade till den planerade, kontroll- och dokumentära formen av intern redovisning, men här ges också den centrala platsen för att lösa problemen med att bedöma den yttre miljön och dess detaljerade analys.

Verktyg

Kontrollverktyg är en uppsättning åtgärder som låter dig utföra vissa funktioner och uppgifter. Dessa verktyg kan klassificeras somkriterier:

• giltighetsperiod (strategisk eller operativ);
• omfattning (beror på uppgifterna).

För att tydligt förstå vilka som är de viktigaste verktygen som används för att kontrollera och under vilka omständigheter de bäst används, överväg tabellen nedan.

Tillämpningsomfattning	Toolkit	Giltighetsperiod
Accounting	Rapporter om affärsverksamhet Record Forms Redovisningssiffror Rapporteringsanalysmetoder	Operational
Organisering av informationsflöden	Dokumenthanteringssystem	Strategic
Planering	Arbetar med ordervolymer Bräckpunktsanalys ABC-analys Analys av fasta svagheter Analys av investeringsprojekt Rabattanalys analys av försäljnings- och konsumtionsmönster Utvärdering av lönsamheten av att starta produktionen av råvaror för tillverkning av våra egna produkter Uppskattning av inlärningskurvan Logistikmetoder Benchmarking Utvärdering av företagets potential SWOT-analys Perceptionskartor Mätning av servicekvalitet Gantt-diagram Beräkning av lagernivå Kapacitetsplanering Priser Analys av inträdesbarriärer Nätverksplanering och mer	Strategic
Övervakning och kontroll	System för tidig varning Kostnadsanalys Analyse av korrespondensen av indikatorer (planerade och faktiska) Gapanalys	Strategic

Frågan om val av verktyg för kontroll bör behandlas med yttersta försiktighet. Till exempel, för en organisation som verkar på en oligopol- eller monopolmarknad är det absolut ingen mening att använda konkurrentanalys.

Ovanstående verktyg för att kontrollera finanserna kan avsevärt förenkla förfarandet för ekonomisk utveckling och utarbetandet av planerings- och rapporteringsdokumentation.

Strategisk och operativ kontroll

Det finns två typer av kontroll, som skiljer sig åt i varaktighet, samt uppgifter och sätt att lösa dem.

Strategisk kontroll syftar till att implementera långsiktiga program, strategier. Dess mål är att skapa ett tydligt planeringssystem som gör att du kan styra företaget på ett tillförlitligt sätt, vilket kommer att leda till ökad vinst.

A. Galweiter (vetenskapsman-ekonom) identifierade i sina skrifter åtta områden som strategisk kontroll bör täcka, nämligen:

1. Bestämma fullständigheten av företagets planer, såväl som deras formella och finansiella innehåll.
2. Kontroll av instabilförhållanden inom organisationen och i den yttre miljön, som är nära relaterade till genomförandet av företagets strategiska planer.
3. Kontroll över antagandet av viktiga beslut och deras genomförande, baserat på aspekten timing.
4. Spåra genomförandet av planer, särskilt i svåra eller viktiga skeden av genomförandet.
5. Reaktion i rätt tid på ogynnsamma externa och interna förhållanden som kan orsaka ekonomisk skada för organisationen eller ge en biprodukt av aktivitet.
6. Spåra företagets strategiska situation baserat på regelbundna granskningar.
7. Kontrollerar avgränsningen av företagets strategiska enheter.
8. Övervaka efterlevnaden av företagets definierande principer, som tidigare definierats.

Följande uppgifter för denna typ av kontroll kan särskiljas:

• definiera kvantitativa och kvalitativa mål;
• ansvar för planering;
• utarbetar ett system med alternativa strategier;
• bestämning av kritiska punkter i den interna och externa miljön för systemet med alternativa strategier;
• identifiera och hantera organisatoriska svagheter;
• bildning av ett styrkort;
• hantering av avvikelser och deras indikatorer;
• motivationshantering i en institution;
• hantera ekonomisk potential.

Operationell styrning i ett företag skiljer sig från strategisk genom att den syftar till att hjälpa chefer att uppnå resultat i kortsiktiga mål. Det bör noteras att dess huvudsakliga uppgift är att förhindra en krisstatus i organisationen och spåra aktuella framsteg för de planerade aktiviteterna.

För att förstå skillnaderna mellan dessa två arter, överväg tabellen nedan.

Signs	Strategic controlling	Operational controlling
Orientering	Intern miljö Extern miljö	Lönsamhet Kostnadseffektivitet
Kontrollnivå	Strategic (långsiktig)	Taktiskt och operativt
Mål	Skapa förutsättningar för överlevnad Utför anti-krisåtgärder Behålla framgångsrik potential	Säkerställa likviditet och lönsamhet
Huvuduppgifter	Definiera kvantitativa och kvalitativa mål Planeringsansvar Utveckla ett system med alternativa strategier Bestämning av kritiska punkter i den interna och externa miljön för systemet med alternativa strategier Identifiering och hantering av organisatoriska svagheter Kostnadseffektivitetsanalys	Metodologiskt stöd vid budgetutveckling Sök efter svagheter för taktisk kontroll Bestämning av uppsättningen kontrollerbara indikatorer i enlighet med strömmenmål Jämförelse av planerade och faktiska indikatorer Bestämning av inverkan av avvikelser på genomförandet av nuvarande planer Motivation

Relation mellan operativ och strategisk kontroll

Dessa två typer av styrning är integrerade delar av varandra. Den viktigaste uppgiften för strategisk kontroll är att säkerställa den långsiktiga existensen av ett visst företag, och operativ - aktuell planering och genomförande av vissa planer för vinst.

Släktskapet mellan dessa två typer kan representeras som sådana talesätt:

• "att göra rätt sak" är strategisk kontroll;
• "att göra rätt sak" fungerar.

Därmed kan vi dra slutsatsen att operationell kontroll är en integrerad del av implementeringen av den strategiska.

Introduktion och organisation av tjänsten

Om företagets chef har beslutat att implementera ett kontrollsystem, måste han först göra ändringar i organisationsstrukturen och skapa en tjänst (avdelning), som måste vara direkt underställd generaldirektören eller chefen verkställande. Den kontrollerande tjänsten kan inkludera följande specialister:

• servicechef;
• kontrollant-kurator för verkstäder (avdelningar/avdelningar/avdelningar);
• management accountant;
• Informationssystemspecialist.

Om produktionsvolymer ellerstorleken på organisationen är liten, då kan du kombinera funktionerna i dessa områden och utesluta en position.

För korrekt organisation av arbetet vid implementering av ett sådant system bör varje specialist ges arbetsbeskrivningar, vars funktionalitet kommer att bestämmas utifrån företagets behov.

Varje ledare, särskilt de företag som är belägna i de postsovjetiska territorierna, måste komma ihåg att införandet av innovativa förv altningsmetoder kan orsaka kritik från personalen, och i vissa fall till och med fullständigt avslag. Därför är det nödvändigt att presentera innovationer och informera alla anställda om de huvudsakliga uppgifterna, målen och huvudfunktionerna som denna strukturella enhet kommer att utföra innan arbetet med den kontrollerande tjänsten påbörjas.

Det är också värt att notera att implementeringen av en sådan tjänst bör ske stegvis och inkludera ett förberedande skede där företagets tillstånd studeras, sedan själva implementeringen och slutligen ett automatiseringssteg, om nödvändigt.

Slutsats

I allmänhet återspeglar kontroll ett stort antal vetenskapliga ekonomiska och administrativa discipliner - ledning, strategisk planering, cybernetik, ekonomisk teori och så vidare. Tack vare detta kan en professionell chef eller ett team av flera specialister som har anförtrotts kontrollfunktionen lösa produktions-, ekonomiska och personalfrågor, med hänsyn till mångfalden och det breda utbudet av problem i denna verksamhet. Det är därför närvaron av ett etablerat kontrollsystem på företaget gör det möjligt att lösa och ofta förutse problem, vilket i sin tur leder till snabba svar och minimering av olika kostnader och allvarliga ekonomiska förluster.