AHO-specialist – vem är det här? Administrativ och ekonomisk avdelning: struktur, anställda, ledning

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Varje person som har haft arbetslivserfarenhet förstår hur viktigt det är när ett företag ordentligt upprätthåller vital aktivitet och säkerställer de anställdas säkerhet. Låt oss ta reda på vilka anställda som bör ingå i företagets personal för att göra vistelsen bekväm.

Varför AXO skapas

Låt oss först klargöra att AHO är en administrativ och ekonomisk avdelning. Typiskt skapas sådana strukturella enheter i stora företag med en förgrenad ekonomisk aktivitetsstruktur. I små företag kan en hel avdelnings funktioner utföras av en person. Huvudfunktionen för de anställda på denna avdelning är att på ett kompetent sätt organisera administrativa och ekonomiska aktiviteter, minimera företagets kostnader för att säkerställa dess livsviktiga verksamhet och skapa bekväma förhållanden för att stanna på arbetsplatsen.

Avdelningsstruktur

Som nämnt ovan är en AHO-anställd en tjänst som är mer typisk för en stor organisation, där de bildar en oberoende strukturell enhet och skapar en positionom AXO.

I flera tusen anläggningar inom ramen för AHO kan tomter, grupper tilldelas.

Så inom avdelningen kan sektorer särskiljas:

1. Planering och beräkning, vars huvuduppgift är att planera utgifter och fastställa deras genomförbarhet.

2. Material och resurser – kontrollerar acceptansen av förbrukningsvaror.

3. Social trygghet – skapar förutsättningar för en bekväm tillvaro för företagets anställda.

Avdelningens huvudsakliga uppgifter

Denna enhet är tilldelad en hel del uppgifter, i en stor organisation hör man sällan frågan: "AHO-specialist - vem är det här?"

Alla medlemmar i teamet förstår att de anställda på avdelningen hanterar viktiga frågor, vars lösning bidrar till en effektiv drift av företaget:

• hushållning;
• underhåll av interiör och byggnad;
• skapa bekväma arbetsförhållanden.

Administrativ och ekonomisk avdelning. Funktioner

På grund av det faktum att uppgifterna inför denna strukturella enhet kan vara mycket olika, men på ett eller annat sätt relaterat till tillhandahållandet av ekonomiska tjänster på rätt nivå, kan följande funktioner identifieras:

• säkerställa korrekt underhåll av företagets lokaler;
• övervakning av att utrustningen fungerar korrekt;
• planering av återuppbyggnad, reparation av byggnader;
• genomförande av planerade reparationer, desskontroll och acceptans;
• försköning av byggnaden och dess fasad, landskapsarkitektur;
• beräkna kostnader;
• utförande av all nödvändig dokumentation;
• förse kontorsanställda med allt de behöver för att arbeta effektivt.

Baserat på detta kan vi dra slutsatsen att arbete i AHO kräver efterlevnad av ett stort antal regler och förordningar och är oupplösligt kopplat till en hög grad av ansvar för utförandet av arbetet.

Om rättigheter

Nu ska vi prata om vilka rättigheter en AXO-specialist har (vi har redan bestämt vem det är). Även i denna paragraf kommer det att anges vem som är ansvarig för att de anställda på avdelningen utför sina uppgifter.

Som förväntat innehåller detta stycke allt som rör kontroll av efterlevnad av olika standarder, krav för bevarande av företagets egendom, som är i drift.

Dessutom kan avdelningen kontrollera korrekt förvaring av egendom i lagret, kräva rapporter om användningen av kontorsförbrukningsmaterial.

Självklart är rätten för denna strukturella enhet att företräda företagets intressen i samverkan med olika institutioner (reparations-, byggorganisationer) om det är nödvändigt för att lösa frågor inom dess ansvarsområde.

Baserat på resultatet av inspektioner kan chefen för ACS, genom ledningen, initiera ett beslut om att utdöma en disciplinär påföljd för skada på egendom.

Om interaktion

AHO-specialist (vemdet är en chef eller en vanlig anställd, det spelar ingen roll) under sitt arbete bygger han officiella relationer med kollegor från andra avdelningar utan att misslyckas. Detta är nödvändigt för kvaliteten på funktionerna.

Från anställda vid andra strukturavdelningar får en anställd på administrativa avdelningen ansökningar om köp av saker som behövs för arbetet (kontorsutrustning, pappersvaror etc.), samt anmälningar om skador på egendom, skriftliga förklaringar om orsakerna till haverier.

AHO övervakar inte bara andra avdelningar när det gäller genomförandet av de olika frågor som den har anförtrotts, utan utarbetar också planer för genomförandet av reparationer i lokalerna baserat på de standarder som tillhandahålls av finans- och redovisningstjänsterna.

Dessutom samverkar strukturenheten med den personaladministrativa avdelningen (begär bemanning, skaffar information om anställdas tjänsteresor) och den juridiska avdelningen (begär konsulthjälp vid upprättande av kontrakt).

Om ansvar

Nu är det nödvändigt att beröra det ansvarsområde som AHO-specialisten bär. Den som bestämmer sig för att kontrollera detta bör veta att chefen för den administrativa och ekonomiska avdelningen är fullt ansvarig för utförandet av funktionerna.

I hans uppgifter ingår bland annat att organisera arbetet för anställda på den strukturenhet som anförtrotts honom. Chefen säkerställer hög kvalitet och snabb förberedelse av dokumentation, dokumenthantering. Det är chefen för AHO som ansvarar för de anställdas utförandeindustriell disciplin. Ansvarsområdet för andra anställda på den ekonomiska avdelningen bestäms av arbetsbeskrivningar, som kommer att diskuteras kort i den här artikeln.

Arbetsbeskrivning för chefen för AHO

Anställda som inte är involverade i hanteringen av personaldokument tror knappast att den utsedda instruktionen måste uppfylla vissa krav.

Ändå är det så. Utan misslyckande ska dokumentet innehålla en uppgift om prefektens kvalifikationer och kraven på arbetslivserfarenhet. Som regel antas specialister med högre utbildning (i vårt fall kan utbildningen vara teknisk eller ekonomisk), arbetslivserfarenhet (minst tre år som specialist, 1-2 år som chef) till chefstjänsten.

Avdelningschefen behöver känna till alla lokala föreskrifter, order för organisationen som reglerar dess verksamhet, och även vara en ledare för den företagskultur som antagits i företaget.

I alla arbetsbeskrivningar, oavsett om det är en chef, en ACS-ingenjör eller annan anställd, är det nödvändigt att inkludera krav på kunskap om normer och regler för arbetsmiljö, brandsäkerhet.

Handlingen ska även innehålla information om vem som är närmaste chef för den anställde som ersätter denne under sjukdom.

Ansvaret för tjänsten som "chef för AHO" har i många avseenden något gemensamt med avdelningens funktioner, vilket inte är förvånande. Icke desto mindre, låt oss beteckna dem:

• säkra kvalitetsservice och efterlevnadoch reglerna för SNiP för skicket på byggnaden och interna lokaler;
• budgetering, renoveringsplanering;
• förse företagets anställda med nödvändiga möbler, apparater, inventarier, upprätthålla deras bokföring för företaget, organisera rationell användning av material;
• utförande av förv altning av arbeten för förbättring av territoriet;
• organisering av service på lämplig nivå av möten, konferenser och andra evenemang;
• ledning av de anställda vid enheten som anförtrotts honom.

Information om rättigheter krävs också i arbetsbeskrivningen. Här bör vi prata om att skicka in projekt för att förbättra servicen för ledningen, bekanta oss med dokumenten som reglerar företagets verksamhet, informera ledningen om brister i ekonomisk verksamhet. Som en del av ledningen av anställda kan en tjänsteman lägga fram förslag för befordran/bestraffning av sina specialister.

Ansvarsavsnittet innehåller information om behovet av att utföra dina arbetsuppgifter korrekt och ta väl hand om din arbetsgivares egendom.

Övriga tjänster på avdelningen

AHO:s struktur innebär att det finns ett tillräckligt stort antal anställda i den: dessa kan vara ingenjörer, specialister, assistenter.

Beroende på hur komplex organisationen är kan det finnas ledande, seniora, juniorspecialister, assistenter. Arbetsbeskrivningen är naturligtvis i detta fall direkt föreskriven för en specifik position och organisation,innebär en tydlig ansvarsfördelning.

Separat bör det sägas om arbetsuppgifterna för sådana anställda som vaktmästare, en städare som är engagerad i att bringa territoriet och lokalerna i gott skick. Deras arbete är inte särskilt svårt, men innebär också ett visst mått av ansvar.

Av det föregående kan vi dra slutsatsen att AHO-anställdas arbete består i kompetent planering och att förse de anställda med resurser. Samtidigt bör specialister inte tillåta överutgifter och nödsituationer.

Således är arbetet i AHO inte mindre ansvarsfullt än i andra positioner.