Typer och funktioner för ledningskontroll

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Ledningsprocessen består av fem funktioner: planering, organisering, bemanning, ledning och kontroll. Därför är kontroll en del av kontrollprocessen.

Kontroll är den huvudsakliga målfunktionen för ledningen i en organisation: processen att jämföra faktiska prestationer mot etablerade företagsstandarder. Varje chef måste övervaka och utvärdera sina underordnades aktiviteter. Ledningskontroll hjälper till att vidta korrigerande åtgärder från chefens sida i tid för att undvika oförutsedda omständigheter eller ekonomiska förluster för företaget.

Den grundläggande kontrollprocessen inkluderar tre steg:

• Sätta standarder.
• Mäter prestanda mot dessa standarder.
• Korrigering av avvikelser från standarder och planer.

Som en del av organisationens övergripande strategiska plan sätter ledare upp mål förenheter i specifika, exakta, operativa termer som inkluderar planering för prestanda mot faktiska resultat.

Standarder mot vilka faktiska prestationer kommer att jämföras kan härledas från tidigare erfarenheter, statistik och benchmarking (baserat på branschens bästa praxis). I den mån det är möjligt utvecklas standarder på bilateral basis snarare än att högsta ledningen fattar beslut ensidigt baserat på organisationens mål.

Varför behövs ledningskontroll?

Om personalen alltid gjorde det som är bäst för organisationen skulle det inte behövas kontroll och ledning. Men det är tydligt att människor ibland är oförmögna eller ovilliga att agera i organisationens bästa och en uppsättning kontroller måste införas för att förhindra oönskat beteende och uppmuntra önskade åtgärder.

Även om medarbetarna är väl rustade för att göra sitt jobb bra, väljer vissa att inte göra det eftersom individuella mål och organisatoriska mål kanske inte är exakt samma. Det finns med andra ord ingen anpassning av mål. I sådana fall måste åtgärder vidtas för att öka de anställdas motivation och produktivitet.

En effektiv organisation är en där chefer förstår hur man hanterar och kontrollerar. Syftet med kontroll som koncept och process är att hjälpa till att motivera och vägleda medarbetare i deras tilldelade roller. Förståelseprocess- och ledningskontrollsystem är avgörande för en organisations långsiktiga effektivitet.

Utan tillräckligt med kontrollsystem kan förvirring och kaos överväldiga en organisation. Men om kontrollsystem kväver en organisation kan den lida av brist på entreprenöriell innovation.

Otillräcklig kontroll över genomförandet av ledningsbeslut kan leda till minskad produktivitet eller en ökning av risken för dåliga ekonomiska resultat åtminstone. I yttersta fall, om prestanda inte övervakas, kan organisatoriska misslyckanden uppstå.

Funktioner i ett effektivt ledningssystem

Ett effektivt företagsledningssystem är en integrerad uppsättning processer och ledningsverktyg som hjälper till att anpassa företagets strategi och årliga mål till dagliga aktiviteter, övervaka prestanda och initiera korrigerande åtgärder.

Ett ledningskontrollsystem är en kontinuerlig process för att förbättra prestanda genom att sätta individuella och kollektiva mål som är i linje med organisationens strategiska mål, planera prestanda för att uppnå dessa mål, granska och utvärdera framsteg och utveckla människors kunskaper, färdigheter och förmågor. Kontrollsystemet bör fokusera på resultat.

Ett effektivt hanteringssystem har följande funktioner:

1. Hjälper att uppnå organisatoriska mål.
2. Underlättar optimal användning av resurser.
3. Förbättrar tot altorganisationens resultat.
4. Motiverar och ökar de anställdas moral.
5. Kontroll etablerar också disciplin och ordning.
6. Klart definierade och begripliga prestandamått.
7. Säkerställer framtida planering genom att revidera standarder.
8. Strategiska mål gäller för alla nivåer i organisationen.
9. Effektiv kontroll minimerar fel.
10. Förstärkning av ledningen och medarbetarnas engagemang.
11. Nå prioriterade mål snabbare.

Förv altningskontrollprocessen reglerar företagens verksamhet på ett sådant sätt att det faktiska resultatet motsvarar den plan som fastställts i förväg. Ett effektivt kontrollsystem gör det möjligt för chefer att undvika omständigheter som leder till förluster för företaget.

18 ledningsfunktioner

Ledningskontroll är varje process, verktyg eller system som är inrättat för att göra det möjligt för ledningen att reglera verksamheten i ett företag i enlighet med dess mål.

Kontroll utförs på de lägre, mellersta och övre ledningsnivåerna. På varje nivå kommer kontrollen att vara olika: högsta ledningen kommer att vara involverad i strategisk kontroll, mellanledningen i taktisk kontroll och den lägre nivån i operativ kontroll.

Följande är förv altningsbeslutskontrollfunktionerna:

1. Planeringsstrategi. Processen att upprätta en handlingsplan för att uppnå mål.
2. Kontrollkrav. Formell dokumentation av planer som krav och hantering av ändringar av dessa planer efter behov.
3. Finansiell kontroll. Övervakning och redovisning av företagets budget.
4. Prestandahantering. Processen att komma överens om en uppsättning mål med anställda och utvärdera deras prestationer mot dessa mål.
5. Kontroll av arbetet. Övervaka anställda för att förbättra produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten på arbetet.
6. Program- och projektledning. Implementerar ändring.
7. Riskkontroll. En upprepad process för att identifiera, analysera och eliminera risker.
8. Säkerhetskontroll. Identifiering och eliminering av säkerhetshot och implementering av sätt att minska olika risker.
9. Kontroll av efterlevnad. Implementering av processer, procedurer, system, revisioner, mätningar och rapporter i enlighet med organisationens lagar, förordningar, standarder och interna policyer.
10. Mätverk och rapportering. Beräkning och kommunikation av meningsfulla mätningar av organisationens resultat.
11. Benchmarking. Iterativ process för benchmarking av resultat mot företagets bransch, konkurrenter eller nuvarande bästa praxis.
12. Kontinuerlig förbättring. Processen att mäta prestanda, förbättra den och mäta den igen.
13. Kvalitetskontroll. Se till att utgående produkter uppfyller specifikationerna. Till exempel implementera en produkttestprocess på en produktionslinje.
14. Kvalitetssäkring. Kvalitetssäkring är processen för att förhindra framtida kvalitetsfel. Till exempel praxis att undersöka grundorsakerna till alla misslyckandenför att söka efter produktionsförbättringar.
15. Automation. Öka produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten genom automatisering.
16. Datahantering. Bruket att samla in information som kan vara användbar i framtiden, såväl som dataanalys.
17. Lagerhantering. Lagerhantering och redovisning för att undvika brister eller överskott.
18. Asset management. Kontroll av tillgångar som tillverkningsanläggningar, infrastruktur, maskiner, programvara och immateriella rättigheter.

Typer av kontroll och deras egenskaper

Organisationer behöver kontroller för att avgöra om deras planer har uppnåtts och vidta korrigerande åtgärder vid behov. Huvudmålen för kontroll av ledningsbeslut:

1. Anpassar sig till förändring. Styrsystemet kan förutsäga, övervaka och reagera på förändrade miljöförhållanden.
2. Minimerar fel. Produktiv ledningskontroll och redovisning begränsar antalet fel som uppstår i företagets verksamhet.
3. Minimera kostnader och maximera vinsten. Om organisationen av ledningskontroll implementeras effektivt kan det minska kostnaderna och öka produktiviteten.

Företag installerar styrsystem inom ett antal olika områden och på olika ledningsnivåer. Ansvaret för att kontrollera ledningsbeslut är omfattande. Det finns olika klassificeringar och egenskaper för denna kontrollfunktion. En av de vanligaste ser ut så här:

1. Forward control, även känd som feedforward-kontroll, fokuserar på de resurser en organisation extraherar från sin miljö. Han kontrollerar kvaliteten och kvantiteten på dessa resurser innan de når organisationen.
2. Övervakning fokuserar på att upprätthålla kvalitets- och kvantitetsstandarderna för produkten eller tjänsten i omvandlingsprocessen.
3. Slutlig kontroll, även känd som feedbackkontroll, fokuserar på resultatet av organisationen efter att transformationsprocessen är slutförd. Även om den slutliga kontrollen kanske inte är lika effektiv som den preliminära eller nuvarande, kan den ge ledningen information för framtida planering.

Enligt en annan klassificering är kontroll indelad i två breda kategorier – reglerande och normativ kontroll, och inom dessa kategorier finns flera typer. Typer av ledningskontroll visas i följande tabell.

Regulatorisk kontroll	Regulatorisk kontroll
Bureaucratic Finansiellt Kvalitet	Command Organisations

Följande avsnitt beskriver varje typ och undertyp av kontroll i förv altningsaktiviteter.

Regulatorisk kontroll

Regleringskontroll härrör från standardförfaranden, vilket föranleder kritik av denna typ av förv altningskontrollimplementering som föråldrad och kontraproduktiv. Det innebär fullständig och total kontroll överalla delar av organisationen.

När företagen har blivit mer rörliga de senaste åren, tack vare att organisationshierarkierna plattats ut och gränserna utvidgas, påpekar kritiker att tillsynen av reglerna snarare kan hindra uppnåendet av målet. Nyckeln från synvinkeln att styra organisationen av ledningsbeslut är att kontrollen överensstämmer med organisationens mål.

Bureaukratisk kontroll

Byråkratisk kontroll härrör från auktoritetslinjer som är beroende av position i den organisatoriska hierarkin. Ju högre nivå av underordning, desto mer kommer personen att ha rätt att diktera sin politik. Byråkratiska kontroller har fått en dålig rap, och det med rätta. Organisationer som förlitar sig för mycket på ledningsförhållande hindrar flexibilitet i händelse av oförutsedda situationer. Det finns dock sätt på vilka chefer kan göra ett företag lika flexibelt och lyhört för kundernas frågor som vilken annan form av ledningskontrollorganisation som helst.

Hur bibehåller man kommandokedjan med bibehållen flexibilitet och lyhördhet i systemet? Det är just den frågan som den byråkratiska kontrollen måste lösa. En lösning är standardrutiner som delegerar ansvar nedåt i hierarkin i företaget.

Finansiell kontroll

Finansiella kontroller styr viktiga finansiella mål som chefer är ansvariga för. Sådana styrsystem är vanliga bland företag organiserade som flera strategiska affärsenheter (SBU). SBUär en produkt, tjänst eller geografisk linje som har chefer som är ensamma ansvariga för vinster och förluster. De är ansvariga inför den högsta ledningen för att uppnå finansiella mål som bidrar till företagets övergripande lönsamhet.

Denna kategori av förv altningsbeslutskontroll sätter gränser för utgifter. För chefer måste en ökning av utgifterna motiveras med en ökning av inkomsten. För avdelningschefer är att hålla budgeten vanligtvis en av de viktigaste resultatindikatorerna.

Så finanskontrollens roll är att förbättra den övergripande lönsamheten samt att hålla kostnaderna rimliga. För att avgöra vilka kostnader som är nödvändiga kommer vissa företag att jämföra resultaten från andra företag i samma bransch och sedan utföra en ledningskontrollanalys. Denna benchmarking tillhandahåller data för att avgöra om kostnaderna är i linje med branschgenomsnitt.

Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll beskriver graden av variation i processer eller produkter som anses vara acceptabel. För vissa företag är standarden frånvaron av defekter, det vill säga frånvaron av några ändringar. I andra fall är en statistiskt obetydlig avvikelse acceptabel.

Kvalitetskontroll påverkar slutresultatet av en produkt eller tjänst som erbjuds kunder. När ett företag konsekvent håller utmärkt kvalitet kan kunderna lita på egenskaperna hos företagets produkt eller tjänst, men det är ocksåskapar ett intressant dilemma. Överdriven kvalitetskontroll av befintliga produkter kan minska responsen på unika kundbehov.

Regulatorisk kontroll

Istället för att förlita sig på organisationens standardpolicyer och rutiner, som i tidigare typer av kontroll, styr regulatorisk kontroll beteendet hos anställda och chefer genom allmänt accepterade beteendemönster.

Normativ kontroll avgör hur mycket en viss typ av beteende är rätt och en annan är mindre. Till exempel kan en smoking vara acceptabel klädsel för en prisceremoni för amerikanska affärsmän, men helt malplacerad vid en prisceremoni för skottarna, där den formella kilten är mer i linje med lokala seder. Däremot antogs ingen skriftlig klädkod.

Skillnaden mellan det reglerande och normativa systemet för kontroll av ledningsbeslut är alltså en formalitet. Regulatorisk kontroll är ett informellt system för styrning, till skillnad från regulatorisk kontroll.

Kommandokontroll

Denna organisation av kontroll över ledningsbeslut har blivit vanlig i många företag. Teamnormer är informella regler som gör teammedlemmar medvetna om sitt ansvar gentemot sina kollegor.

Medan teamets uppgift vanligtvis är formellt dokumenterad, utvecklas de sätt på vilka deltagarna i processen interagerar vanligtvis över tid när teamet går igenom faser av tillväxt. Även ledarskapet är informellt överenskommet: iblandden utsedda ledaren kan ha mindre inflytande än den informella ledaren. Om till exempel opinionsledaren har mer erfarenhet än den formella teamledaren, kommer teammedlemmarna sannolikt att vända sig till opinionsledaren för vägledning som kräver specifika färdigheter eller kunskaper.

Teamnormer tenderar att utvecklas gradvis, men när de väl har bildats kan det ha en stark inverkan på företagets beteende.

Organisationskontroll

Normer baserade på organisationskultur är också en typ av normativ kontroll. Organisationskultur inkluderar de delade värderingar, övertygelser och ritualer för en viss organisation. Den här typen av kontroll ligger alltså i korrekt anpassning av normer och mål.

Formella och informella styrsystem

Det nämndes tidigare att regulatorisk kontroll och alla dess underarter tillhör det formella kontrollsystemet, medan normativ kontroll tillhör det informella. Tabellen nedan beskriver skillnaderna mellan de två styrsystemen.

Formellt ledningssystem	Informellt styrsystem
Organisationen har tydliga rutiner, regler och riktlinjer för att förklara de olika ledningskraven De motiverar ledningen, såväl som underordnade, att slutföra tilldelade uppgifter på ett sådant sätt att de operativa målen uppnås inom den optimala tidsramen Används för att koordinera beteendet hos överordnade och underordnade	Organisationen präglas avinformella och oskrivna processer för ledningsöversyn De syftar till att ge högre motivation bland anställda och säkerställa korrekt implementering av organisationens mål och strategier Informella styrsystem ökar också anpassningen av mål
Ett exempel på ett formellt system skulle vara de regler och riktlinjer som används av Human Resources för funktioner som rekrytering och personalutveckling.	Ett exempel på ett informellt kontrollsystem är lojalitet mot organisationen och respekt för organisationskultur som en beteendestil för anställda.

De breda kategorierna av regulatorisk och regulatorisk tillsyn finns i nästan alla organisationer, men den relativa betoningen av varje typ varierar. Inom den reglerande kategorin finns byråkratiska, finansiella och kvalitetskontroller. Den normativa kategorin omfattar befäls- och organisationsnormer. Båda kategorierna av normer kan vara effektiva. Ledningens uppgift är att bringa de anställdas beteende i linje med organisationens mål.

Därför kan effektiv ledningskontroll uppnås på flera olika sätt. Kontrollsystem är utformade för att samla in data och använda denna information för att hjälpa en organisation att nå sina mål. Systemet fokuserar på effektiviteten hos olika organisatoriska element, frånmänsklig aktivitet till ekonomiska resultat.

Ett etablerat övervakningssystem kan ge verkliga fördelar för ett företag - peka ut problem, planera nya strategier och säkerställa bättre samordning mellan olika avdelningar och divisioner.