Exempel på syftet med affärsresor för korrekt registrering

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Det är känt att ett exempel på syftet med affärsresor lätt kan hittas i specialiserade tidningar för revisorer. Det verkar som att det inte är svårt att använda färdiga erfarenheter. Men om syftet med resan är felaktigt formulerat kan kostnaderna för den inte beaktas i utgifter för att minska företagets skattepliktiga vinst. Därför är det nödvändigt att motivera den anställdes affärs-"resa" eftertänksamt och noggrant.

Vilka dokument att förbereda

Det är väldigt bekvämt när en specialist som vet hur man arrangerar en affärsresa arbetar i en organisation. Men i tider av massiva uppsägningar måste många småföretagare föra sina egna register och göra det mesta av det officiella pappersarbetet.

Privata företagare och anställda som inte har genomgått redovisningskurser är vid behov intresserade av hur reseersättningar behandlas.

Det är ingen hemlighet att den här proceduren innehåller flera steg.

1. HandledareFöretaget utfärdar en order om tjänsteresor i T9-formuläret. Den innehåller:

• Fullständigt namn anställd;
• hans personalnummer;
• position;
• avdelning av företaget (avdelning, sektor, avdelning) där den anställde arbetar;
• mål och mål för resan, dess tidpunkt, finansieringskällor (vanligtvis arbetsgivarens medel);
• destination.

Ett dokument bifogas beställningen - anledningen till resan (memo eller inbjudan).

Fram till 2013 krävdes det även att förbereda ett serviceuppdrag och ett resebevis. Dessa formulär behövs inte längre. Revisorernas arbetskostnader har minskat, men nya frågor har uppstått: hur bekräftar man faktumet av en affärsresa och hur man bevisar att syftet med affärsresan har uppnåtts?

I detta avseende fortsätter anställda i många organisationer att utfärda resecertifikat. Detta är ett litet och samtidigt mycket informativt dokument. Syftet i resebeviset är detsamma som i beställningen.

2. Arbetsgivaren köper resebiljetter, bokar hotellrum.

3. Den utsända medarbetaren skriver under att han är bekant med beställningen, får resebiljetter och information om bostadsort.

4. Dagtraktamenten beräknas. Enligt lag är de:

- 700 rub. per dag - när du reser inom Ryska federationens territorium.

- 2500 rub. per dag - för affärsresor utomlands.

Arbetsgivaren kan på eget initiativ höja betalningarna, men i detta fall kommer han att vara skyldig att bidra till budgetenPersonlig inkomstskatt debiteras på belopp som överstiger de angivna värdena.

5. Arbetstagarens lön beräknas för tiden för hans vistelse utanför den huvudsakliga arbetsplatsen. Det är den genomsnittliga dagliga inkomsten multiplicerad med antalet dagar på en affärsresa. Om tiden som spenderas på en tjänsteresa delvis infaller på helger eller helgdagar, beräknas lönen för denna dag med dubbelt pris.

6. Vid hemkomsten från en resa fyller den anställde i en förhandsrapport om uppkomna utgifter i blankett nr AO-1 och bifogar styrkande handlingar: resebiljetter, en voucher för hotellövernattning, en reselista, checkar för att betala för bränsle, vid behov.

7. Sammanfattningsvis: uppnåddes syftet med resan? Den anställde upprättar en skriftlig rapport eller skickar in dokument som bekräftar att ett uppdrag har slutförts.

Vad händer om det angivna syftet med resan inte uppnås?

Kan resekostnaderna i detta fall beaktas för att minska beskattningsunderlaget? Denna fråga orsakar fortfarande kontroverser mellan revisorer och representanter för Federal Tax Service. De senare hävdar att kostnaderna för en misslyckad resa inte accepteras för skatteredovisning.

Revisorer och företagsägare framför i sin tur krav på erkännande av att den anställdes affärsresa är av produktionskaraktär, oavsett resultatet. Ofta lyckas de försvara sin åsikt i domstol.

Särskilt ett mycket vanligt exempel på syftet med affärsresor - "Skriv ett kontrakt med kunden." Det finnssannolikheten att transaktionen inte kommer att ske. Skattemyndigheten anser det i detta fall vara orimligt att hänföra kostnaderna för en tjänsteresa till utgifter för att minska vinsten. Företagscheferna har dock upprepade gånger lyckats bevisa att det under förhandlingarna etablerades starka affärsband med potentiella kunder, vilket kan leda till att ett kontrakt ingås i framtiden. Domstolen erkände skattebetalarens rätt att acceptera resekostnader för skatteredovisning.

"Universal" formulering för arbetsuppgifter

För närvarande rekommenderar erfarna revisorer: om det finns några tvivel om att syftet med resan kommer att uppnås, är det bättre att ange det i ordningen i allmänna termer. Vid målsättning är det tillåtet att använda fria formuleringar. Här är exempel på syften med tjänsteresor som inte tvingar den anställde att dokumentera att uppgiften har slutförts:

Ivanov I. Och han är på väg till staden N-sk för:

• löser produktionsproblem,
• förhandlingar om möjligt samarbete,
• etablera affärskontakter,
• undersök marknaden för möjligheten att köpa varor.”

Den utstationerade arbetaren slutförde inte uppgiften som anges i ordern

Om ett specifikt mål satts och det inte uppnåddes, är det tillåtet att kräva en förklarande notering från den anställde med information om:

• varför tjänsteuppgiften misslyckades,
• vad är resultatet av resan,
• än "resan" är ekonomiskt fördelaktigt för företaget.

Om det finns ett brev från skattetjänstemannenmyndigheter, som regel, erkänner det som legitimt att acceptera resekostnader för skatteredovisning.

Vilka villkor måste uppfyllas när man tilldelar ett tjänsteuppdrag?

Tyvärr ger de normativa dokumenten inte de korrekta exemplen på syftet med affärsresor som ett exempel. Vilka uppgifter som arbetstagaren ska lösa under resan bestämmer arbetsgivaren självständigt. När du gör en beställning är det dock viktigt att ta hänsyn till några punkter:

1. För att resekostnader ska accepteras för skatteredovisning måste produktionsbehovet för att flytta en anställd till en annan stad eller ett annat land vara uppenbart. Kostnaden för att resa till ett företagsevent eller en prisceremoni kan till exempel inte inkluderas i utgifterna för att minska vinsten.
2. Mål och mål för affärsresan måste överensstämma med den anställdes arbetsuppgifter.
3. Datumet och rutten för "resan" kan inte motsäga dess orsak. Om en anställd till exempel skickades på en affärsresa för att delta i en utställning måste han avgå i motsatt riktning inom 24 timmar efter evenemangets slut.

Resor för senior personal

Första personer i företag och deras ställföreträdare reser till andra städer och länder, som regel, för:

• genomföra nyckelförhandlingar med partners,
• deltagande i officiella evenemang,
• upprätta kontakter med potentiella kunder.

En affärsresa för en chef görs oftast inte genom en beställning i formuläretT9, men med en order som innehåller frasen: "Jag åker till _ i syfte att …". I ordningen, som i ordningen, är det nödvändigt att ange det fullständiga namnet. och den anställdes position, destination, syfte och mål för affärsresan.

Här är exempel på arbetsuppgifter som den första personen i företaget kan tilldela sig själv eller sina ställföreträdare:

• förhandlar med Komplekt LLC;
• demonstration av prover på produkter från Standard LLC;
• deltagande i utställningen "Electrical Materials of Russia", Moskva 27 september 2016;
• håller en presentation för deltagarna i Cosmotechnics-mötet den 20 juli 2016;
• deltagande i seminariet "Hur man överlever finanskrisen" den 21 augusti 2016, som hölls av LLC Training Center "Consultation" i Moskva;
• föreläsning för studenter och doktorander vid Moscow State University om ämnet "Statligt stöd till inhemska producenter";
• erfarenhetsutbyte med deltagarna i konferensen "Business is easy and fun", som hölls 10-15 oktober 2016;
• professionell utveckling;
• upplev ny teknik.

Direktörens och hans ställföreträdares affärsresa kan också vara relaterad till att kontrollera kvaliteten på arbetet i företagets filialer. Här är några exempel:

• sammanfattning av resultatet av dotterbolaget Our Firm LLCs finansiella och ekonomiska aktiviteter för första halvåret 2016;
• deltagande i revisionen av finans- och handelsverksamheten för filialen till OOO "Enterprise" i N-sk;
• analyskvalitet på arbetet och certifiering av personal på tilläggskontoret nr 0233 i A-sk från 2 september till 10 september 2016

Vid behov kan syftet med resan delas upp i flera smalare uppgifter. De anges vanligtvis inte i beställningen, men återspeglas i företagets interna dokument.

Så, till exempel, kan följande uppgifter ställas in för målet att "förhandla med Perspektiva LLC om möjligt samarbete":

Bekantskap och personligt möte med generaldirektören för Perspektiva LLC: demonstration av reklammaterial, produktprover, diskussion om leveransvillkor

Planerat resultat:

• för att etablera kontakt med chefen för Perspektiva LLC,
• för att ge honom information om konkurrensfördelarna med Vårt företags produkter och fördelarna med samarbete,
• förhandla ett kontrakt för leverans av det första partiet varor.

2. Deltagande i ett möte med inköpsavdelningen på LLC "Enterprise", diskussion om villkoren i kontraktet.

Planerat resultat:

• Få rätten att leverera varor på villkoren för 100 % förskottsbetalning, med förbehåll för tillhandahållandet av Perspektiva LLC med en grossistrabatt på högst 20 % av priset som anges i prislistan (alternativ 1);
• Kom överens om leverans av varor i mängden ett ton råvaror per månad, utan rabatt, med delbetalning under en period av högst 3 veckor (alternativ 2).

Efter hemkomsten från en resa sammanfattar regissören om syftet med resan har uppnåtts.

Försäljningschefers affärsresor

Hur bokar du en affärsresaen anställd med ansvar för kundservice och försäljning? Säljchefer sätts vanligtvis tydliga mål, uttryckta i kvantitativa termer. Hur väl och effektivt en anställd uppfyller en affärsplan beror på hans inkomster och karriärmöjligheter.

Om en anställd som ansvarar för att arbeta med kunder misslyckas med att slutföra huvuduppgiften för en affärsresa (göra en försäljning), vill arbetsgivaren fortfarande få så mycket information om den potentiella kunden, möjligheterna att samarbeta med honom, samt skälen till varför man lyckades avsluta affären.

Dessutom är det viktigt för chefen för ett företag som syftar till att utöka kundbasen att förstå vilka av de konkurrerande företagen den potentiella kunden samarbetar med och på vilka villkor kontrakten ingås.

Därför, när en försäljningschef åker på affärsresa, får han ett mål på flera nivåer, vilket inkluderar uppgifter relaterade inte bara till förhandlingar med kunden, utan också till insamling av marknadsinformation.

Huvuduppgift kan låta så här:

• förhandla och etablera första kontakt med Future Client LLC;
• ingående av ett kontrakt för leverans av material till företaget JSC "Kund";
• utvidga kundbasen, utforska marknadsmöjligheter i N-ska;
• deltagande i utställningen "Byggmaterial idag" 01 augusti 2016;
• utbyte av erfarenheter med försäljningschefer i företagets västra gren; deltagande i företagKonferens med lönsamma affärer;
• Utbildning av nya medarbetare på West Branch Sales Department;
• organisering och hållande av seminariet "Framgångsrikt arbete".

"Ingående av ett avtal om leverans av varor" är det populäraste syftet med affärsresor för anställda som ansvarar för att arbeta med kunder. Det kan avslöjas i problem:

• möte med en representant för inköpsavdelningen hos Future Customer LLC, identifiering och analys av behov;
• Besök hos konkurrerande företag LLC "Rival 1" och JSC "Rival 2" som en "mystery shopper": få prislistor, samla in information om villkoren för samarbete med kunder, sammanställa en rapport för marknadsavdelningen, identifiera styrkorna hos LLC "Rival 1" och JSC "Rival 2";
• förhandlingar med chefen för inköpsavdelningen hos Future Client LLC, demonstration av produktprover, överenskommelse om villkoren i kontraktet;
• möte med VD för Future Client LLC, undertecknande av kontraktet.

Efter hemkomsten från en resa måste försäljningschefen lämna en rapport om genomförandet av varje uppgift och de resultat som erhållits. Den åtföljs av protokoll av förhandlingar, en analys av en potentiell kunds behov, material för marknadsundersökningar, kopior av kommersiella erbjudanden, ett undertecknat kontrakt (om några).

På liknande sätt kan syftet med en tjänsteresa formuleras för chefen för kundavdelningen eller chefen för försäljningsavdelningen.

Följande uppgifter kan tilldelas ledningsgruppen:

• genomföra en internrevision av försäljningstransaktioner,
• kontroll över verksamheten i företagets filial,
• deltagande i mötet med Customer Experience Improvement Committee,
• tillhandahålla en försäljningsrapport till styrelseledamöter vid årsmötet.

Reser för att köpa tillbehör

Företagsdirektörer, såväl som anställda vid inköpsavdelningar, åker ofta på affärsresor för att köpa varor för företagets behov.

I det här fallet kan beställningen ange vilket exempel som helst på syftet med affärsresor från följande:

• förhandlar med Possible Supplier 1 LLC och Possible Supplier 2 LLC, diskuterar villkoren för samarbete;
• upprätta affärskontakter med Zavod LLC, studera produktionsprocessen och produktprover;
• ingående av kontrakt för inköp av råvaror och komponenter med LLC "Material" och JSC "Details";
• förhandling av villkoren i kontraktet med leverantören Producer LLC.

Resor för produktionsarbetare

Ofta "resor"-konto för ingenjörer för installation och installation av utrustning, byggare, arbetare. För dessa specialister är alla exempel på en affärsresa från följande relevanta:

• installation och initial testning av produktionsutrustning "Line-1" i verkstäderna hos JSC "Customer",
• installation, justering och driftsättning av utrustning "Conveyor-100",
• garantiservice för maskinen "A-2",
• underhållsarbete påproduktionslinje JSC "Kund",
• oschemalagda reparationer, åtgärda maskinhaverier,
• underhåll av utrustning.

Förare för affärsresor

“Romarbetare” måste ofta resa till andra städer för att transportera varor, dokument och leverera specialister till sina arbetsplatser.

En affärsresa för en anställd i denna kategori är vanligtvis förknippad med följande uppgifter:

• leverans av den kommersiella direktören för Standard LLC till platsen för förhandlingar med Client LLC,
• mottagande av material på leverantörens lager, leverans av last till territoriet för Our Firm LLC,
• bilreparation, köp av reservdelar,
• teknisk bildiagnostik i en certifierad biltjänst.

Slutsats

Nu vet du vilka punkter det är viktigt att vara uppmärksam på när du arrangerar en anställds tjänsteresa. I den här artikeln kan du välja ett exempel på syftet med affärsresor som passar ditt personliga fall.