Modellen är funktionell. Modellbygge "som den är" och "som kommer att vara"

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Organisation som en levande organism är ett system av organiserade informationsprocesser som kommer utifrån, cirkulerar inuti, skapade som ett resultat. Samtidigt är inte alla medvetet utformade av ledning och/eller anställda, objektiv verklighet spelar sin viktiga roll.

En funktionsmodell är ett system av sammankopplade system: utöver det planerade uppstår många strukturella element, processer och funktioner, bland annat till följd av ledningsfel, missförstånd av uppgiften hos medarbetaren eller en partisk bedömning av resultatet som uppnåtts av chefen. Otillräcklig analys av yttre påverkan, dubblering av uppgifter, mångfalden av beslut, beslutsfattandets psykologi och många andra omständigheter är grunden för en studie som analyserar organisationsledningsmodeller och föreslår effektiva lösningar.

Du kan när som helst bestämma hurser ut som en modell av en funktionell organisation i "i befintligt skick" (AS IS). Ur de etablerade metodernas synvinkel är det möjligt att analysera de inkomna idéerna och formulera vägar för ett effektivare arbete och vidareutveckling av organisationen.

Befintlig erfarenhet och metoder

Kärnmodelleringstekniken IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) representeras för närvarande av olika varianter och riktigt bra erfarenheter. Den är baserad på idén om en odelbar partikel - ett block som visar en viss affärsfunktion. Sidorna på blocket är dess roller. Vänster - ingång, höger - utgång, topp - kontroll, botten - mekanism.

Denna formella inställning till organisationen gör att vi kan presentera den i form av sammanlänkade block (affärsfunktioner). Följaktligen representeras organisationens strukturella modell av en uppsättning enkla element. Principen för funktionell nedbrytning: ett block - en affärsfunktion. Principen om komplexitetsbegränsning begränsar antalet element i varje diagram. Kontextprincipen - kärnan i själva organisationens affärsfunktion presenteras som en kombination av idéer om vad som planerades att skapas, vad som är och hur det fungerar.

För en objektiv konstruktion av en organisationsledningsmodell är erfarenheten från utveckling och implementering av automatiserade arbetsplatser också viktig, vilket stimulerades av framstegen inom utvecklingen av datorteknik, uppkomsten av lokala och globala nätverk.

Resultatet av att tillämpa tekniken: "att vara" (TO BE) representerar vanligtvis hurett eller annat informationssystem införs, och företagets utvecklingsprocess betraktas som en övergång från det nuvarande tillståndet till det förutbestämda. I sig själv ger tillämpningen av tekniken inte alltid ett signifikant resultat. Inte varje funktionell förv altningsmodell kan anpassas till ett speciellt modernt informationssystem.

Grunden till början av modellering

Den funktionella organisationsmodellen är en mycket svår uppgift. För att förenkla arbetet bör det först antas att materialkomponenten är i norm alt tillstånd och fungerar felfritt, och organisationens tekniska tjänster förser den med allt som behövs, kontrollerar tekniska strukturer och tillhandahåller de nödvändiga energislagen i tillräcklig utsträckning. kvantiteter.

Med detta antagande kan du bestämma hur den funktionella modellen ser ut för en given organisation i positionen "som den är" (AS IS) i sin renaste form. Om det senare visar sig att materialkomponenten inte fungerade bra, kommer en ny modellering att krävas.

För att lyckas måste det antas att uttaget har rätt spänning innan du slår på apparaten.

Initi alt simuleringsmål

Efter att ha formulerat organisationens affärsfunktion, dess position i det omgivande socioekonomiska rummet, är det möjligt att bestämma omfattningen av inkommande informationsprocesser och utgående trafik. Material, verktyg, utrustning, såväl som resultatet av organisationens funktion: produkter, tjänster, soci alt användbara aktiviteter är sekundära ochpresenteras under simuleringen som beskrivningar, information om verkande verkliga objekt.

En gemensam affärsfunktion som ett system som kombinerar många element och processer representeras som en uppsättning block som implementerar enkla affärsfunktioner. I detta skede bestäms dubbletter av block, en rad uppgifter som ska lösas bildas.

Det är mycket viktigt att förstå organisationens ledningsmönster.

Ledning i en organisation

Organisationen tillhandahåller ledning till ägaren, direktören, chefer, ledare på olika nivåer. Men den funktionella modellen bör återspegla det verkliga läget och betrakta företagets personal som en specifik aktiv resurs.

Det spelar ingen roll vem som bygger modellen. Detta kan vara en tredjepartsorganisation eller din egen avdelning. Skillnaden är betydande: att leda en organisation är en sak, modellering är en annan.

För att exakt bestämma tillståndet "i befintligt skick" bör man inte vägledas av anställdas åsikter - i det här fallet är personalen i alla dess positioner främst föremål för forskning. De beskrivs av processens funktionella modell, som i slutändan ger en komplett bild av alla processer.

Guidning och regi…

Inflytandet från ledningen och ägarna bromsar avsevärt modelleringsprocessen, vilket försämrar organisationens funktion. Detta bevisas av erfarenheten av att använda tekniken. Att bygga en modell "som den är" i samband med att förstå denledarskap är av en specifik personlig karaktär.

Valet av artist bör accepteras som ett absolut faktum: det är han som är ansvarig för sina handlingar och är inte skyldig att följa råd, rekommendationer eller direkta instruktioner från organisationen.

Informationssystem: den funktionalitet du behöver

För att fastställa framstegen i utvecklingen av informationssystem för elektronisk dokumenthantering, redovisning, logistik, etc., måste vi erkänna att stelheten i beslut har blivit en tradition. Än så länge finns det inga sådana system som skulle kunna gå utöver gränserna för de uppgifter som formulerades i början. Uppgifter utvecklas, mjukvarulösningar utvecklas inte.

Med vilket befintligt system som helst (till exempel "1C: Accounting", "1C: Document Management", eDocLib), kan du inte bara se nivån på utvecklarens idéer om dess funktionalitet, utan också omedelbart stöta på begränsningar i implementeringen av vissa affärsfunktioner.

Men vi måste ta hänsyn till att det, utan att tillämpa åtminstone en av de befintliga metoderna, är omöjligt att få en uppfattning om vilken typ av funktionalitet som behövs och vad som är uppenbart överflödigt.

Efter att ha implementerat det ena eller det informationssystemet är det ofta nödvändigt att förfina algoritmer och utveckla ytterligare programvara. Detta är en mycket viktig punkt för att modellera en organisations kärnverksamhetsfunktion.

Företagsinformationsserver

För effektiv tillämpning av etablerade metoder och bildandet av en funktionell modell som ideal(önskad) struktur av funktioner och processer är det bekvämt att överväga företaget i form av till exempel en webbplats. Detta låter dig skapa din egen interna infrastruktur (huvudkontor och distansavdelningar), implantera programmen som används i den (redovisning, logistik, dokumenthantering) och tillhandahålla funktionalitet i enlighet med de anställdas arbetsansvar.

I den här formen är det bekvämt att inte bara formalisera funktionerna för varje element (personal, utrustning, använda program, viktiga tabeller, etc.), utan också att säkerställa deras utveckling under företagets arbete.

Aktuell elektronisk "vinaigrette"

Det är svårt att underskatta det bidrag som kalkylblad och Word-dokument har gett till organisationen av elektronisk dokumenthantering. Ur synvinkel att modellera och bygga en funktionell modell av en organisation är analys av informationsprocesser, tabeller och filer som används viktiga.

Genom att systematisera information om de resurser som används är det lätt att fastställa källan till deras förändringar, konsumenten och framför allt det aktuella innehållet. Den etablerade traditionen leder ofta till att fullvärdiga elektroniska dokument i sina format ingår i vissa dokumenthanteringssystem. Ur implementeringssynpunkt är detta acceptabelt, men ur effektivitetssynpunkt är det inte det.

Nyligen har verktyg för att skapa och bearbeta kalkylblad och dokument med PhpOffice-bibliotek (PhpExcel och PhpWord) dykt upp och utvecklats. Användningen av dessa verktyg låter dig isolera från riktiga dokumentbara den nödvändiga informationen och generera önskade resultat, som traditionellt kan öppnas i MS Excel och MS Word.

Delvis sammanfattning av resultat

Användningen av populära funktionsmodelleringstekniker, utvalda informationssystem, redovisnings- och logistikprogram, kombinerade till ett enda eget informationssystem (server), gör att du kan skapa den önskade modellen för att hantera en organisation. Och med hjälp av verktyg som PhpOffice kan du ge det flexibilitet, möjlighet till utveckling.

Tyvärr är det sällan möjligt att bygga det önskade informationssystemet utan ytterligare programmering. Det är dock mycket viktigt att ta hänsyn till den uppnådda förståelsen av funktionaliteten i de mjukvaruprodukter som används.

Särskilt ett modernt kalkylblad är först och främst den nödvändiga funktionaliteten, och dess verkliga innehåll är den faktiska reflektionen av ett eller annat funktionsblock på den strukturella modellen. Om vi tar "1C: Accounting" som ett exempel, så kan vi se att dess struktur och funktion till fullo återspeglar verkligheten. Samtidigt utjämnar tillverkarens tekniska support systemets styvhet, vilket gör det möjligt för konsumenten att få den nödvändiga funktionaliteten, vilket återspeglar förändringar i informationsverksamheten.

Force Majeure: oförutsedda omständigheter

Genom att hänvisa till force majeure-förhållanden i sina interna och externa relationer, vittnar organisationen tillförlitligt om sin okunnighet om hur den kommer att komma ut ur det eller det andrasituationer. Och därmed automatiskt undertecknar det garanterade återkallandet av förpliktelser.

Förmågan hos en organisation att uppfylla sina skyldigheter är av yttersta vikt för partners, för kunder och för dess egna anställda, det vill säga för den omgivande socioekonomiska miljön.

Formeln för det perfekta företaget

Naturen är ändamålsenlig, var och en av dess organismer är genomtänkta till minsta detalj och kan inte bara reagera adekvat på alla förändringar i miljön, utan också att återhämta sig på egen hand, utan inblandning utifrån.

Den idealiska organisationen är en som faktiskt "inte existerar", men dess funktion utförs. När en organisation organiskt passar in i den socioekonomiska miljö som omger den, blir dess oumbärliga del och utvecklas adekvat, först då kommer denna miljö att säkerställa företagets liv och ta hand om det som en del av dess kropp.

Omvänd cykel

Resultatet av varje simulering av vilken organisation som helst är framför allt en anledning att upprepa processen. Modellering är en högre nivå av programmeringsverklighet, mindre formell och stel än att bygga informationssystem.

Val som helst program (som erfarenheten vittnar om) kan förbättras eftersom det är löst i sig självt. Detta ger anledning att revidera lösningsalgoritmen, dess resultat och utvärdera indata mer kompetent.

Den konstruerade modellen är ett program av högre ordning. När det implementeras ger det ovärderlig praktisk erfarenhet, är en bra anledningåtergå till början.