Arbetsbeskrivning för en kontorschef med sekreterarfunktioner: funktioner och krav

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Även med en liten personal, inklusive endast företagets chef och hans anställda, behövs en ansvarig medarbetare som skulle vara en organiserande kraft som kan styra och kontrollera arbetsprocessen - det är idén som bestämmer texten av kontorschefens arbetsbeskrivning.

Denna tjänst kräver att den sökande har en uppsättning specifika färdigheter och relevant utbildning, samt förmågan att interagera med människor. Listan över krav är dock inte begränsad till detta.

Jobbbeskrivning

Redan vid ansökningsstadiet kan en kandidat sätta sig in i den normativa handling som reglerar hans rättigheter, skyldigheter och skyldigheter i företaget. Ett sådant dokument kallas för en arbetsbeskrivning. Den består av fem huvudsektioner:

1. Allmänna bestämmelser. De innehåller all organisatorisk information: företagets namn, befattningen och den strukturella enhet som den tillhör. Den anger också underställningen, förfarandet för att tillsätta en tjänst och uppsägning, samt kraven för utbildning ochkvalifikationer.
2. Ansvar. Det här avsnittet ger en lista över den anställdes ansvar, samt sätt att implementera dem.
3. Rättigheterna för en anställd, det vill säga alla ytterligare möjligheter som bidrar till ett effektivt uppdrag.
4. Ansvar. I enlighet med detta avsnitt fattar ledningen beslut om prestationsbedömning, befordran eller straff.
5. Relationer. Detta avsnitt reglerar all kommunikation med externa och interna divisioner som en anställd kan ha under utförande av sina funktioner.

Principer för att utarbeta en arbetsbeskrivning

Den normativa grunden för utarbetandet av sådana dokument är kvalifikationskatalogen för befattningar som chefer, specialister och andra anställda (1998). Under dess utveckling har stor uppmärksamhet ägnats åt beskrivningen av befattningen och förutsättningarna för den anställde att fullgöra sina arbetsuppgifter. Detaljerna för arbetet finns med i titeln på dokumentet, till exempel "Arbetsbeskrivning för sekreteraren" (kontorschef eller ekonomichef).

Dessutom, om det finns två tjänster med samma titel men olika uppgifter, bör olika dokument förberedas för att återspegla dessa skillnader. Arbetsbeskrivningarna för personalchefens kontorschef har vissa skillnader från samma föreskrift för sekreteraren.

Krav för en kontorschef

En kandidat till tjänsten på ett eller annat sätt måste hantera människor. Detta kan bara vara ett par personer i ett litet företag eller hela den administrativa personalen i ett stort företag. Naturligtvis,Den sökande ska vara en trygg PC-användare och kunna arbeta med annan kontorsutrustning (skanner, skrivare eller fax). En kontorschef är ofta en representant för ett företag, så bra tal och förmåga att skriva affärsbrev är en förutsättning. Mycket ofta kräver företag att sådana anställda känner till grunderna för kontorsarbete och arbetslagar. Kunskaper i minst ett främmande språk är fortfarande en önskvärd färdighet, men när du ansöker till ett stort företag är detta redan ett av de obligatoriska kraven.

I vissa fall måste kontorschefen kombinera sina arbetsuppgifter med andra anställdas funktioner. Detta leder till en ökning av den kompetens som krävs. Så en kontorschef med funktioner som revisor måste ha lämplig utbildning och egna specialprogram.

Huvudansvar

Typisk arbetsbeskrivning för en kontorschef med sekreterarfunktioner inkluderar följande poster:

• hantering av post, både inkommande och utgående; deras omfördelning inom företaget;
• kontroll över tidpunkten för fullgörandet av förpliktelser enligt kontrakt och avtal;
• ringa utgående och ta emot inkommande samtal;
• jobba med kunder och representanter för partnerföretag;
• övervaka tillgången på nödvändiga pappersvaror;
• underhålla kontorsutrustning i fungerande skick och ringa specialister vid haveri;
• fördelning av tid inom arbetsschemat (i vissafall och för ledaren);
• organisering av nödvändiga evenemang (möten, konferenser, affärsresor, företagsfester);
• minuter av möten;
• uppdatera och lägga till nytt innehåll på företagets webbplats.

Denna lista innehåller endast de grundläggande kraven. Andra poster kan läggas till i enlighet med detaljerna i det anställningsavtal som ingås. Arbetsbeskrivningen för en kontorschef med funktioner som personalansvarig, till exempel, instruerar den anställde att underhålla och tillhandahålla all rapporteringsunderlag i tid eller att ersätta chefen för personalavdelningen vid frånvaro.

Ytterligare ansvar

Förutom de grundläggande funktionerna innehåller arbetsbeskrivningen för en kontorschef en lista över olika arbetsuppgifter som kan variera beroende på företagets verksamhet. En kontorschef kan åläggas att arbeta med administrativa myndigheter, d.v.s. få tillstånd att bedriva handel, öppna en filial till ett företag eller dotterbolag etc.

En av de mest ansvarsfulla uppgifterna är den faktiska ledningen av företaget i frånvaro av dess direktör. Detta är givetvis endast möjligt om arbetstagaren har etablerat sig som en ansvarsfull och pålitlig person som man kan lita på. Dessutom innehåller arbetsbeskrivningen för en kontorschef ofta en klausul om behovet av att utfärda en allmän fullmakt. En sådan handling kankrävs till exempel för att ta emot post av hög betydelse.

Informella krav

Stora företag tillåter vanligtvis kandidater till denna position att bekanta sig med en exempel på en arbetsbeskrivning för kontorschef i förväg så att de är fullt medvetna om listan med krav och ansvarsområden.

Men även med sådana befogenheter måste sökanden förstå att han fortfarande är en av företagets många anställda. I detta avseende bör man inte glömma det som inte står i arbetsbeskrivningen. En kontorschef med funktioner som sekreterare måste vara en person som är känslig för tid för att kunna distribuera den vid behov.

Arbetsflödesuppgifter

Det viktigaste kravet för hans arbete är effektivitet, så en person som innehar en sådan position är skyldig att ekonomiskt spendera kontorsmaterial, kontrollera mängden el som förbrukas.

För övriga anställda i företaget är kontorschefen ansvarig nästan i nivå med chefen. På grund av detta måste han säkerställa att arbetsförhållandena överensstämmer med accepterade sanitära standarder och säkerhetsregler. Slutligen, i fullgörandet av sina direkta uppgifter, får kontorschefen tillgång till hemlig dokumentation, så ett av kraven är undertecknandet av ett avtal om sekretess av företagshemligheter eller annan information som kan skada företagets position på marknaden.

Rätt kontor-manager

Självklart ger utförandet av ett sådant antal uppgifter den anställde att åtnjuta särskilda rättigheter. De är också preciserade i arbetsbeskrivningen för kontorschefen. Kärnan i vissa av dem, såsom möjligheten att få tillgång till konfidentiell information, härrör direkt från behovet av att uppfylla sina arbetsuppgifter. Andra är förknippade med maktprivilegier. Så, kontorschefen har rätt att kräva av resten av de anställda att korrigera de misstag de gjort genom försumlighet i produktionsdokument, bestämma mängden uppmuntran för dem eller tillämpa straff på försumliga sådana.

Ofta är kontorschefen länken mellan anställda och chefer. Denna position gör det möjligt för honom att sträva efter bättre arbetsvillkor och presentera gemensamma önskemål om att förbättra kvaliteten på arbetet för både en enskild avdelning och företaget som helhet.

Funktioner i arbetsbeskrivningen för kontorschefen för försäljningsavdelningen

Kontorschefer har länge varit oumbärliga i stora och små företag, så de behöver lite speciell kompetens för att fylla en sådan ledig tjänst. Ett vanligt fall är när flera kontorschefer arbetar på samma företag med särskilda funktioner, över vilka det finns en senior. Deras arbetsbeskrivningar är i huvudsak desamma, men skiljer sig åt i ytterligare en uppsättning funktioner.

Således, om en kontorschef arbetar på försäljningsavdelningen, kan hans arbetsbeskrivning innehålla saker som:

• sök efter nya butiker;
• spåra förändringar i efterfrågestrukturen;
• förberedelse av rapporteringsdokument om perfekt försäljning;
• direkt arbete med kunden för att ta emot beställningar och deras efterföljande bearbetning;
• arbetar med att informera kunderna om eventuella förändringar i sortimentet och omräkning av priser;
• organisera nödvändiga möten;
• underteckna avtal för leverans av varor.

Ytterligare krav kan vara relaterade till specifikationerna för de varor som erbjuds av företaget. Om företaget är inblandat i försäljning och köp av fastigheter, kan kontorschefens uppgifter innefatta att utarbeta informationshäften och utföra specifika dokument.

Kontorschefens ansvar

I händelse av underlåtenhet att fullgöra sina uppgifter, när de begår brott, inklusive avslöjande av affärshemligheter, eller andra handlingar som skadar företagets image, är kontorschefen ansvarig i enlighet med normerna för administrativa, civila och brottsbalkar. Om materiell skada har orsakats organisationen, utdöms straffet i enlighet med bestämmelserna i arbetslagstiftningen.