Tender – vad är det? Ordets betydelse och hur det tillämpas i praktiken

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Idag köps nästan alla produkter på marknaden på anbudsbasis. Ett anbud är i själva verket en tävling, enligt vars resultat kundföretaget väljer en leverantör eller entreprenör som är redo att erbjuda de mest förmånliga samarbetsvillkoren: lågt pris, originella lösningar eller oöverträffad professionalism.

Du har alltså bestämt dig för att ansöka om ett anbud. Detta innebär att du måste noggrant sammanställa ett erbjudande, visa kunden att du verkligen känner till ditt marknadssegment väl och har tillräcklig arbetserfarenhet.

Tender vs. Auktion: vad är skillnaden?

Här kanske du har en helt logisk fråga: hur skiljer sig detta schema för att välja entreprenörer och leverantörer från andra?

För det första kan alla auktionsdeltagare bekanta sig med erbjudandena från sina konkurrenter, ta reda på vilket pris de är redo att arbeta. Det vill säga att det alltid finns möjlighet att anpassa sitt eget erbjudande på ett sådant sätt att det sticker ut från andra företag. Här är anbudetdet är först och främst bristen på sådan öppenhet. Alla deltagare lämnar in förslag så att säga "i ett slutet kuvert."

Faktum är att innehållet i dokumenten är helt dolt för konkurrenter och är endast tillgängligt för en särskild kommission.

Vad är ett förfrågningsunderlag?

Kundföretaget och deltagarna förbereder ett paket med dokument som innehåller villkoren för den pågående tävlingen och det framtida kontraktet.

Dokumentationen måste innehålla två delar:

• Teknisk. Innehåller en beskrivning av avtalets huvudvillkor, allmänna uppgifter om föremålet för auktionen, informationskort som anger förfarandet för att förbereda och lämna bud.
• Kommersiell. Innehåller priser och ett schema för att fastställa dem, betalningsplaner och villkor, finansieringskällor, bankgarantier samt krav på vissa typer av försäkringar.

Det är viktigt att tänka på att anbudskommittén i varje enskilt fall bestämmer innehållet på individuell basis. Kompetent upprättande av dokument är av stor vikt. Det bästa är om en erfaren anbudsspecialist övervakar hela processen. Detta är viktigt, eftersom din framtida framgång beror på minst 50 % av hur kompetent alla nödvändiga dokument upprättas och förbereds. När allt kommer omkring, utan erfarenhet av att arbeta med din organisation, kommer kunden att kunna förlita sig enbart på de papper som du tillhandahåller.

Framgångshemligheter för de som ska delta i upphandlingen

Det finns en åsikt att när man väljer ett lämpligt erbjudande fokuserar kundföretaget enbart på priset. Naturligtvis händer detta, men mycket mindre ofta än du kan föreställa dig. När man sammanställer ett anbudsförslag rekommenderar experter att man följer flera principer. Dessa sanningar är lika gamla som världen, men med tiden har de inte förlorat sin relevans.

1. Ansök inte till alla tävlingar i rad

Innan du rusar in i striden och lämnar ett erbjudande, väga för- och nackdelar tio gånger, förstå om det verkligen är värt att delta i just detta anbud. Viljan att göra vinst ska inte alltid vara en avgörande faktor – ibland är det mycket viktigare att fokusera på att utveckla sin egen verksamhet, angelägna frågor eller leta efter andra mer lönsamma projekt som man kommer att arbeta med med stor glädje och som kommer att ge du mycket mer vinst.

2. Låt ditt erbjudande ge mervärde

En av huvudreglerna som ett företag som vill vinna ett anbud måste komma ihåg är att det inte räcker för att uppnå full överensstämmelse med förslaget med de villkor som kunden angett. Men även ett lägre pris är ingen garanti för att avtalet kommer att ingås med dig. Försök att lära dig mer om kundföretaget, förstå vilka problem ledningen står inför och slutför sedan ditt förslag så att kommissionen inte kan ignorera det.

3. Var uppmärksam på de små sakerna

Än en gångLåt oss återgå till ämnet som vi redan berört ovan. Även om du lyckas göra ett positivt intryck på Kunden och erbjuda ett förmånligt pris, men du inte uppmärksammar korrekt utförande av dokument, riskerar du att gå miste om många möjligheter. Men du ska inte låta dig ryckas för mycket heller, för det händer tvärtom: fast i byråkratiskt krångel kan du glömma essensen och syftet med förslaget.

4. Kom ihåg att organisationer inte fattar beslut, det gör människor

Det beror på dem vem som vinner anbudet. Hur det fungerar? Ibland, för att få möjlighet att arbeta med ett önskat projekt, räcker det med att bara etablera kontakt med dem som kommer att fatta ett livsavgörande beslut för ditt företag.

5. Behåll varumärket som en riktig professionell

Men även om ditt förslag är till 100 % genomarbetat är det inte säkert att du vinner anbudet. Detta kan bero på många orsaker, och en av dem är din förhandlares oförmåga att ge tydliga svar på kundens frågor under förhandlingarna. Därför är graden av delaktighet i arbetsprocessen och kompetensen hos alla deltagare utan undantag en av de avgörande framgångsfaktorerna.

Hur förbereder man ett anbud? Information till kunden

Kundföretaget, som har beslutat att anordna en sådan tävling, måste för sin del också noggrant förbereda sig för den och tillhandahålla alla nödvändiga dokument:

• Inbjudan att delta för andra företag.
• Kvalifikationsformulär (i vilket deltagarna kommerange officiell information om dig själv).
• Kort (frågeformulär som innehåller grundläggande uppgifter om föremålet för anbudet).
• Ytterligare information om projektet.
• De huvudsakliga kriterierna för att utvärdera deltagare som du kommer att vägledas av när du gör det slutliga valet.

Det är oerhört viktigt att all information i dokument är sanningsenlig, tillförlitlig och välstrukturerad. Numera är det möjligt att skapa ett elektroniskt anbud utan problem - det här är i själva verket samma anbud, men all information från Kundföretaget och potentiella utförare kommer över nätet, på Internet.

Själva tävlingen består av tre steg: att söka efter potentiella deltagare, en detaljerad analys av deras förslag, diskutera projektet och faktiskt ingå ett kontrakt med vinnaren.