Planerings- och ekonomiavdelningen: dess funktioner och uppgifter. Föreskrifter om plan- och ekonomiavdelningen

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Planerings- och ekonomiavdelningar (nedan kallade PEO) skapas för att effektivt organisera organisationers och företags ekonomi. Även om ofta arbetet på sådana avdelningar inte är tydligt reglerat. Hur ska de organiseras, vilken struktur ska de ha och vilka funktioner ska de utföra?

Introduktion

I alla läroböcker om ekonomi sägs det att PEO samlar in ekonomiska indikatorer på detaljerna i företaget, analyserar dem och upprättar utvecklingsplaner baserat på de slutsatser som erhållits under analysen.

Om vi pratar om ett litet företag, då kan denna funktion utföras av företagets chef (eller enskild entreprenör), när omfattningen av verksamheten växer, kan dessa befogenheter överföras till en annan person eller till och med en grupp människor. Ju större organisationen är, desto fler personer i den är ansvariga för ekonomisk planering. För att underlätta arbetet är dessa människor förenade i PEO.

PEO-struktur

PEO har en standardstruktur. Denna avdelning leds av en person somrapporterar direkt till ekonomichefen, direktören för reklam och marknadsföring, eller till och med VD:n. Allt beror på strukturen i företagets organisation som helhet.

Det finns två typer av PEO-strukturorganisation:

1. En organisation där jobben för PEO-anställda finns inom avdelningen.
2. En organisation där en del av medarbetarna arbetar utanför avdelningen (samlar information om företagets arbete), och en del arbetar inuti (de analyserar mottagen information och gör upp planer).

Den sista typen av organisation är typisk för tillverkningsföretag.

Fördelen med den första typen av organisation är att arbetet i en sådan strukturell enhet i företaget är lätt att kontrollera. Nackdelen är att informationen inte alltid tas emot av PEO-personalen i tid.

Om du använder det första alternativet för att organisera planerings- och ekonomiavdelningen och dess funktioner, bör följande funktioner tilldelas dess anställda:

• hämta primärdata från finansiella källor och strukturella enheter;
• skapande av planeringsmetoder och ledningsrapportering;
• direkt skapande av ledningsrapportering;
• kontroll och analys av företaget som helhet.

Den andra metoden för PEO-organisation används inte mindre ofta. I detta fall bör de anställda på avdelningen anförtros följande funktioner:

• övervaka genomförandet av de utvecklade planerna;
• övervaka genomförandet av budgeten för en viss enhet;
• prestandaanalysspecifik enhet.

Det är viktigt att PEOs som arbetar utanför sin enhet får allt de behöver för att ytterligare analysera och planera för ekonomin i organisationer och företag.

PEO-anställda kan rapportera direkt till avdelningschefen och chefen för alla produktionsenheter. I det första fallet kallas underordning funktionell, i det andra - administrativ. Så här ser dubbel inlämning ut.

Följande funktioner bör tilldelas ekonomen på planerings- och ekonomiavdelningen:

1. Utveckla branschmetoder (både inom företaget och inom enskilda avdelningar i organisationen).
2. Utveckling av grundläggande kataloger som innehåller resultatindikatorer för företagets divisioner.
3. Utveckla en policy för företagsledning.
4. Utveckling av planerings- och rapporteringsformulär.
5. Utveckling av metoder för att analysera och utvärdera företagets resultat.

Fördelen med denna typ av organisation av planerings- och ekonomiavdelningen och dess funktioner är att all nödvändig information går till enhetens analytiker utan dröjsmål. Nackdelen är den svaga kontrollen över arbetet för ekonomer som arbetar utanför avdelningen, samt faktumet med dubbel underordning av anställda.

Det här sättet att organisera arbetet kan avsevärt utöka personalen på PEO till en omotiverad storlek.

Exempel på PEO-struktur i olika företag

När det gäller medelstora företagstorlek, då har PEO oftast följande struktur: chefen är chefen för avdelningen, och tre specialister på PEO är underordnade honom.

Om vi talar om ett stort företag, så är strukturen för planerings- och ekonomiavdelningen på det följande: avdelningschefen är ansvarig för avdelningen, biträdande avdelningen är underordnad honom, till som både avdelningens chefsekonom och avdelningens ledande ekonom är direkt underställda. Två PEO-ekonomer rapporterar till chefsekonomen.

Problem of IEE

Uppgifterna för denna avdelning av företaget inkluderar att förbereda följande dokument och ansökningar:

• företagets utvecklingsplaner och prognoser;
• rapporteringsdokumentation av olika karaktär (engångs- och regelbunden);
• nödvändiga referenser och analytiska förklaringar;
• ekonomiska beräkningar;
• investeringsprojekt och affärsplaner.

PEO har också vissa funktioner som tydligt bör anges i företagets regulatoriska dokumentation.

PEO:s funktioner

PEOs funktioner är följande:

• analys av företagets resultat;
• prognos företagets resultat;
• bedömning av organisationens ekonomiska ställning;
• utarbetar standarder för produktionsprocesser;
• kontroll av bildningen och förändringar i produktionskostnaden;
• priskontroll för produkter;
• ledningsrapportering;
• deltagande i formationenavdelningsbudgetar.

Alla PEO-funktioner är sammankopplade med de affärsprocesser som äger rum i företaget. Följande beskriver förhållandet mellan dessa begrepp.

Relation mellan PEO-funktion och affärsprocesser i företaget

De huvudsakliga affärsprocesserna som äger rum i företaget är:

• försäljning;
• produktion;
• köp;
• forskning och experimentell utveckling.

För varje steg i företagets arbete har PEO sin egen uppgift.

När man arbetar med försäljning av produkter utför PEO försäljningsplanering, kontroll och vidareanalys. Vid produktion av produkter är PEOs uppgifter liknande.

När produktionsprocessen är vid inköpsstadiet för de nödvändiga resurserna, hanterar PEO också planeringen av inköp, deras kontroll och analys av de förvärvade värdena och medlen. Situationen är densamma med forskning och experimentell utveckling.

Planering, kontroll och analys är de tre ansvarsområden som en ekonom i ett företag har när han arbetar med grundläggande affärsprocesser. Varför göra detta? För att optimera samma processer i framtiden.

Affärsprocesser kan också vara hjälpmedel. De är:

• produktionsteknologier;
• produktkvalitet;
• engineering;
• kapitalbyggnation av anläggningar;
• logistik.

Vilka är PEO:s uppgifter i det här fallet? Detsamma: planering, kontroll och analys. I det första fallet arbetar man med tekniken för produktion av experimentella utvecklingar, iden andra - över certifiering, licensiering och metrologi, i den tredje - över underhåll av utrustning och energiförsörjning, i den fjärde - över byggande av byggnader, i den femte - över transportkostnader.

De organisationer som betjänar affärsprocesser skiljer sig åt, som inkluderar:

• jobba med personal;
• marketing;
• ekonomistyrning;
• juridiska tjänster;
• allmän administration.

I det här fallet ändras inte arbetsuppgifterna för en ekonom på företaget.

Reglering av PEO-arbete

Vissa företag skapar PEO, men bryr sig inte alls om regleringen av arbetet i denna strukturella enhet. Ingen avsättning görs för planerings- och ekonomiavdelningen.

Om organisationen inte på något sätt reglerar PEO:s arbete är det brådskande att utarbeta ett dokument som kommer att lösa denna brist. Detta dokument kommer att bli grunden för att skapa arbetsbeskrivningar för anställda som arbetar i WtE, vilket kommer att lösa problemen som beskrivs i början av artikeln.

Standarddokumentet för planerings- och ekonomiavdelningen och dess funktioner innehåller följande punkter:

1. Allmänna bestämmelser.
2. Avdelningsstruktur.
3. Avdelningens huvudsakliga uppgifter.
4. Avdelningsfunktioner.
5. Rättigheter.
6. Arbeta med andra strukturer i företaget.
7. Ansvar.
8. Kriterier för att utvärdera avdelningens verksamhet.

Nästa, strukturen i dokumentet som reglerar arbetet och uppgifterna för planering och ekonomiskaavdelning.

Struktur av dokumentet som reglerar IEE:s arbete

Sektionen Allmänna bestämmelser innehåller allmän information om denna enhet. Specificerat:

• ändamålet att skapa en avdelning i enlighet med företagets ekonomiska politik;
• grundläggande villkor;
• en person utsedd av chefen;
• dokument som denna avdelning vägleds av i utförandet av sina uppgifter.

Avsnittet "Avdelningsstruktur" innehåller information om PEO:s struktur och dess kvantitativa sammansättning.

Avsnittet "Avdelningens nyckeluppgifter" beskriver EEO:s nyckeluppgifter, samt listorna över rapporter och planer som dess anställda måste lämna till ledningen för övervägande.

Huvuduppgifter för PEO

De huvudsakliga uppgifterna för planerings- och ekonomiavdelningen, som bör anges i regleringsdokumentet, inkluderar:

1. Arbete med ekonomisk planering, rationalisering av ekonomisk verksamhet.
2. Utveckla en företagsutvecklingsstrategi för att snabbt anpassa affärsverksamheten till ständigt föränderliga marknadsförhållanden.
3. Genomförande av en omfattande ekonomisk analys av företagets finansiella och ekonomiska aktiviteter.
4. Statistisk redovisning av alla indikatorer på hur företaget fungerar.
5. Teknisk och ekonomisk planering av verksamheten för andra avdelningar i företaget.

PEO-huvudfunktioner

PEOs huvudfunktioner, som vanligtvis anges i regulatorisk dokumentation, inkluderar:

1. Ekonomisktplanering av företagets arbete, som syftar till att rationalisera affärsverksamheten.
2. Förberedande av utkast till planer för verksamheten vid andra avdelningar i företaget. I beredningen ingår även motivering för ingående av vissa kontrakt, underbyggd av beräkningar.
3. Upparbetande av planer för företagets produktion, finansiella och kommersiella verksamhet för olika perioder (kort, medellång och lång sikt).
4. Informera företagsavdelningar om nuvarande planer.
5. Genomför en omfattande analys av företagets verksamhet inom alla områden.
6. Övervakning av genomförandet av nuvarande planer av avdelningar, samt snabb rapportering.
7. Skapa rationella register som något ökar den byråkratiska bördan för anställda.

Detta är inte en fullständig lista över huvudfunktionerna som planerings- och ekonomiavdelningen måste utföra.

PEO-rättigheter

En specialist inom planerings- och ekonomiavdelningen har inom ramen för sin arbetsbeskrivning rätt att:

• begär från auktoriserade representanter för andra avdelningar av företaget de uppgifter som behövs för att kontrollera och analysera deras aktiviteter;
• skapa expertarbetsgrupper vars uppgift är den ekonomiska planeringen av organisationen;
• inom deras kompetens, delta i affärsförhandlingar med representanter för andra företag och organisationer, underteckna kontrakt;
• organisera analysen av nya program och vetenskapliga projekt i företaget för deras effektivitet ochutvecklingens ändamålsenlighet;
• ge förslag i frågor som faller inom IEE:s kompetens i form av projekt.

Interaktion, ansvar, utvärdering

Den regulatoriska dokumentationen som styr PEO:s arbete innehåller ofta avsnitt som specificerar PEO:s interaktion med andra strukturer i organisationen; ansvar för alla handlingar som begås av anställda på avdelningen; Utvärdering av IEE:s verksamhet.

I avsnittet "Att arbeta med andra strukturer i företaget" görs endast en introduktion enligt mallen: "Under sin verksamhet interagerar avdelningen med följande strukturella divisioner (dessa divisioner är listade nedan))". Vid överföring beror allt på hur breda befogenheter som planeras ges till PEO-anställda.

I avsnittet "Ansvar" anges att chefen för IEE tar fullt ansvar för avdelningens arbete; graden av ansvar för de anställda fastställs i enlighet med deras arbetsbeskrivningar; alla anställda och chefen för PEO är personligen ansvariga för de dokument som utarbetats av dem och de operationer som utförs i enlighet med Rysslands lagstiftning.

I avsnittet "Kriterier för att utvärdera avdelningens verksamhet" finns två kriterier föreskrivna:

1. Lägligt och högkvalitativt genomförande av uppgifter.
2. Kvalitetsutförande av omedelbara arbetsuppgifter.

Du kan ange andra utvärderingskriterier.

Detta slutför utarbetandet av regleringsdokumentet. Naturligtvis måste den formateras i enlighet med designreglerna.liknande papper: all data måste vara undertecknad och stämplad och daterad.

Kontroll av PEO-drift

Kontrollerar arbetet för PEO en av följande anställda:

• ekonomichef för ett företag (i ett stort företag);
• CFO (i ett litet eller medelstort företag);
• chefsekonom (i produktion).

Kontroll av PEO-aktiviteter utförs i följande syften:

1. Snabbt utförande av engångsuppgifter.
2. Efterlevnad av rapportering och dokumentflöde, i enlighet med företagets interna regelverk.
3. Säkerställa tillförlitligheten hos de tillhandahållna beräkningarna och rapporteringsdokumentationen.
4. Analys av arbetet för att identifiera effektiviteten av IEE:s funktion.

Slutsats

Varje lärobok om ekonomi säger att PEO är en verkligt nödvändig strukturell enhet i ett företag. Utan det minskar effektiviteten hos många företag och organisationer avsevärt. Även om inte alla företag har PEOs korrekt inställda.

Någonstans är avdelningens funktioner inte tydligt definierade, någonstans de anställdas uppgifter. I vissa företag finns det en svår situation med PEO-anställdas underordning. Även om planering i en marknadsekonomi är den viktigaste processen.

För att åtgärda problemet är det nödvändigt att chefen för företaget tydligt förstår svaren på följande frågor:

1. Vad är PEO?
2. Vad är dess struktur?
3. Behöver det här företaget det eller kan dess funktionavrätta en person?

Om ett otvetydigt beslut har fattats om att skapa en PEO, är det värt att omedelbart gå vidare till utförande av regulatorisk dokumentation, där, förutom de allmänna bestämmelserna, följande kommer att skrivas:

• avdelningsstruktur;
• rättigheter och funktioner;
• ansvar;
• arbeta med andra strukturer i företaget.

Om du följer dessa rekommendationer när du utformar planerings- och ekonomiavdelningen och dess funktioner, kommer företaget att ha en effektiv strukturell enhet.

Faktiskt, om arbetet för denna enhet är tydligt etablerat, kan dess specialister optimera alla produktionsprocesser utan att skada verksamheten. Översatt till pengarnas språk betyder detta att en effektiv PEO gör att du kan spendera mindre resurser och tjäna mer.