Element i organisationens interna miljö och deras egenskaper

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

En integrerad del av att genomföra en SWOT-analys är att identifiera marknadsmöjligheter och hot, samt att fastställa företagets styrkor och svagheter, för vilka olika delar av organisationens interna miljö analyseras.

Vad är den interna miljön i en organisation?

När det kommer till den interna miljön i en organisation innebär det vanligtvis en uppsättning element som kan påverkas på ett eller annat sätt, i jämförelse med miljöfaktorer som inte kan ändras. Så, organisationens interna miljö inkluderar:

1. People.
2. Mål.
3. Tasks.
4. Technology.
5. Structure.

Kombinationen av alla dessa element är kärnan i organisationen: människor, förenade i en viss struktur, utför en rad uppgifter och använder viss teknologi för att uppnå slutmålen.

Kombinering av delar av organisationens interna miljö kan alltså vara effektivt eller inte. Analysens uppgift är att identifiera de processer som är idealiskt uppbyggda, såväl som de somminska företagets totala lönsamhet.

Hur klassificeras delar av den interna miljön?

Huvudelementen i organisationens interna miljö klassificeras vanligtvis i grupper, eller så kallade skivor:

• organisationssegment;
• marketing cut;
• frame cut;
• produktionsskiva;
• finansiell del.

För att underlätta analysen betraktas delarna i varje grupp separat. I det organisatoriska sammanhanget studerar de företagets egenskaper utifrån företagets organisatoriska struktur. Uppmärksamhet ägnas åt både hierarkiska relationer inom företaget och systemet för interaktion mellan enskilda strukturer i företaget. Marknadsföringsdelen ger en uppfattning om utbudet av produkter, deras egenskaper och fördelar, prissättningsfaktorer samt försäljnings- och reklammetoder.

När man överväger den ekonomiska nedskärningen ägnas uppmärksamhet åt bokslut, dynamiken i de viktigaste indikatorerna för kostnader och lönsamhet. Kassaflödets effektivitet bestäms. I personalavdelningen övervägs förhållandet mellan ledningen och den verkställande personalen, och analysen av resultaten av arbetsaktiviteten genomförs. Detta inkluderar även organisationens företags- eller organisationskultur, metoder för att stimulera och motivera personal.

Det femte avsnittet - produktion - innehåller en lista över teknologier, normer, regler och standarder för produktion av varor och deras kvalitetskontroll. En mängd innovativa utvecklingar och vetenskaplig forskning som syftar till att utöka sortimentet eller förbättra produktens användbara egenskaper, ävense produktionssnittet.

Personal som en del av den interna miljön

Situationsmetodens uppgift i analysen och beslutsfattandet i ledningen är att beakta beteendet hos enskilda anställda, deras grupper, såväl som karaktären av inflytandet från ledningspersonal. Enligt ekonomisk teori är personal en av de viktigaste produktionsfaktorerna, men i moderna verkligheter blir person alteamet ett strategiskt viktigt element.

Den ledande uppgiften är att organisera personalens arbete så effektivt som möjligt, samtidigt som flera komponenter i denna process bör beaktas:

• principer för rekrytering och rekrytering;
• anpassning av nya medarbetare;
• personalövervakning, dess metoder;
• motivation och stimulans av personal;
• utbildning, personalutveckling;
• skapa och underhålla företagskultur.

Således kan organisationens system för organisationskultur, felaktigt anpassat på företaget, bli dess svaga sida och som ett resultat göra det svårt att uppnå både kortsiktiga och långsiktiga mål och mellanliggande uppgifter. Teamledning är fortfarande en av ledarnas strategiska aktiviteter.

Företagets mål som en del av den interna miljön

När man analyserar företagets tillstånd och planerar en ytterligare strategi sätts ett eller flera mål upp. Uppgiften för företagets ledning är att välja endast uppnåbara mål som motsvarar marknadsläget ochföretag.

Att ha tillräckliga ekonomiska resurser, bemanning och effektiv planering leder till rätt målsättning. Samtidigt bör listan över allmänna mål delas upp i delmål eller uppgifter, vars ansvar för genomförandet är fördelat mellan anställda eller avdelningar i organisationen.

Till exempel, företag X, som går in på marknaden med massproducerade produkter, sätter ett mål: att bli ledande på en viss marknad på kort sikt. Samtidigt verkade företag X i ett annat segment och vid analys av bokslutet konstaterades att det finns ett utestående lån från banken på ett stort belopp. Dessutom visade analysen av personalpolitiken att försäljningsavdelningen utför sina funktioner ineffektivt och att planerade indikatorer inte uppnås. Det är uppenbart att målet som ledningen satt upp inte bara är svårt att uppnå, utan nästan omöjligt.

Exempel på korrekt formulerade mål:

• nå upp till 60 % varumärkesmedvetenhet;
• öka marknadsandelen till 16 %;
• för att komma in i de tre bästa företagen på marknaden;
• öka den genomsnittliga räkningen till 1500 rubel;
• öka webbplatstrafiken till 2000 personer per dag.

För att effektivt kunna sätta upp mål måste företagsledningen baseras på djupgående marknadsundersökningar och företagets nuvarande position i den.

Företagets uppgifter som en del av den interna miljön

Efter att ha sammanställt en lista över företagets mål är det nödvändigt att dela upp dem i uppgifter, det vill säga i komponenter. Sällsynt i någon organisationendast ett mål är satt. Så företagets strategiska mål omvandlas till operativa mål för året, halvåret eller kvartalet. Vidare är målet uppdelat i en lista med specifika uppgifter som måste slutföras för att uppnå önskat resultat.

Var och en av de fastställda uppgifterna måste ha ett dokumenterat slutresultat, samt avdelningar och specifika medarbetare som ansvarar för dess genomförande. Här är ett exempel på att konvertera ett av målen till en lista med uppgifter. Så för att uppnå målet att öka försäljningen med 25 % kan företaget fördela uppgifter på detta sätt:

1. Öka mötesschemat för varje försäljningschef med 5 %. Ansvar och kontroll ligger hos avdelningschefen Ivanov I. I.
2. Preliminär analys av marknadsläget från marknadsavdelningen, utveckling av ett reklamföretag med månatlig uppföljning av implementering av rekommendationer. Ansvarig - Avdelningschef A. P. Petrov.
3. Utökning av säljteamet till 20 personer i slutet av året. Ansvarig - HR-chef A. I. Sidorov.
4. Öppnar 5 nya filialer i regionerna om 6 månader. Ansvarig - biträdande utvecklingsdirektör G. I. Laptev, personalchef A. I. Sidorov.

Därmed kan organisationschefen kontrollera processen för att uppnå företagets mål i steg, och personalchefernas korrekta arbete kommer att tillåta varje anställd att vara personligt ansvarig för att uppnå det övergripande resultatet.

Teknik och deras plats i den interna miljön

Processomvandlingen av råvaror till färdiga produkter kräver vissa tekniker. Om det är en konservfabrik så behövs speciallinjer, utbildad personal, godkända standarder och registrerade patent. Allt ovanstående gäller företagsteknik.

Hur överraskande det än kan vara, teknik, som en del av den interna miljön, finns även hos små entreprenörer eller frilansare. Till exempel använder en fotograf eller designer speciell programvara, utrustning och teknik i sitt arbete, utan vilken det helt enkelt är omöjligt att förbli konkurrenskraftig på marknaden.

Et företags struktur som en del av dess interna miljö

Ett av de första stegen i analysen av företagets interna miljö är en detaljerad undersökning av organisationsstrukturen. Samtidigt upprättar marknadsförare och chefer inte bara en lista över interna avdelningar, utan även relationen mellan dem, hierarkisk underordning och beroende.

Hierarki i organisationen av personalens arbete hjälper till att fördela arbetet effektivt. Anställda separeras och separeras i separata grupper och avdelningar, de är tilldelade olika avdelningar. Hierarkin i företaget kan vara horisontell och vertikal, och effektiviteten och kvaliteten på arbetsfördelningen avslöjas i analysen.

En av de viktiga komponenterna i en sådan analys kan vara att fastställa effektiviteten av information och andra flöden mellan organisatoriska enheter. Till exempel i företag B, som tillverkar delar tillfordon, förseningar i genomförandet av planen registreras ständigt. Anställda ombads fylla i arbetstidskort, straff infördes, men sådana preliminära åtgärder för teamledning var inte effektiva.

När man analyserade relationen mellan avdelningarna på företag B visade det sig att felet inte ligger hos de anställda som tillverkar delarna, utan hos den avdelning som ansvarar för att reparera utrustningen. Så många maskiner var inaktiva mer än den planerade tiden på grund av utdragna reparationer.

Hur avgör du styrkorna och svagheterna hos ett företag?

Antagandet av ett ledningsbeslut föregås av en grundlig analys av alla delar av den interna miljön, den yttre miljön, följt av en slutsats om företagets plats på marknaden och dess kapacitet.

Data som erhålls under analysen måste presenteras i form av en lista. Dessa kan till exempel vara följande objekt:

1. Okvalificerad säljare.
2. Brist på egna ackumulerade medel.
3. Innovativ utveckling inom produktion av varor.
4. Att ha ett banklån.
5. Brett utbud av produkter.
6. Föråldrad produktionsutrustning.

Efter att ha utarbetat en sådan lista är det nödvändigt att separera data genom kvalitativ påverkan, det vill säga för att avgöra om den eller den faktorn har en positiv effekt på företagets verksamhet eller en negativ sådan.

Så, som ett resultat, bör den initiala listan delas upp i två delar, och nästa steg bör vara en bedömning av den möjliga påverkan av dessa faktorer i den inre miljönorganisationer. Vi rekommenderar att du använder en skala från 1 till 5 eller från 1 till 10. Varje punkt på listan måste utvärderas i poäng, beroende på hur mycket denna faktor påverkar företagets verksamhet.

Nästa steg är att bedöma den möjliga skada som var och en av objekten på listan kan orsaka. Som ett resultat måste den resulterande listan rangordnas enligt två indikatorer - möjligheter och sannolikheter. Denna metod hjälper till att skära bort obetydliga data och skapa en lista över de viktigaste problemen som hittades i analysen av faktorerna i organisationens interna miljö. Ett exempel på en kvalitativ analys av organisationens miljö bör avslutas med en specifik lista på högst 10 artiklar för var och en av kategorierna - företagets svagheter och styrkor.

Vilket är förhållandet mellan den interna miljön och SWOT-analys?

SWOT-verktyget innebär en analys av företagets miljö, både internt och externt. Delarna i organisationens interna miljö och deras egenskaper visar vilka styrkor som kan användas för att uppnå konkurrensfördelar. Listan över svagheter som erhållits under analysen kommer att hjälpa till att anpassa företagets aktiviteter för att minimera deras skada eller för att modernisera och förbättra.

Resultatet av en SWOT-analys hjälper till att jämföra hoten och möjligheterna i den yttre miljön, det vill säga marknaden där företaget verkar eller avser att verka, med faktorerna i den interna miljön. En marknadsförare, chef eller ledares uppgift är att göra upp en marknadsplan på ett sådant sätt att man använder styrkorföretag kunde ha undvikit skada från marknadshot. Detsamma kan sägas om att kombinera marknadsmöjligheter och företagets styrkor - ledaren måste bestämma hur de bäst ska användas tillsammans.

Hur gör man en SWOT-analys?

För att förstå hur man genomför en SWOT-analys korrekt, överväg de vanligaste misstagen chefer gör när de utför den.

Orimligt införande av delar av den interna miljön i kategorin företagets styrkor eller svagheter leder till fel i planeringen. Varje fakta måste stödjas av specifika siffror och rapporteringsdata. Det kan utan grund konstateras att företaget är marknadsledande, men i själva verket bekräftas detta endast av chefens ord och inte av marknadsundersökningar.

Samtidigt måste, förutom tillförlitlighet, var och en av de påstådda styrkorna jämföras med kända data om konkurrenter. Detta kommer att avslöja företagets verkliga styrkor, vilket kommer att hjälpa till att uppnå dess mål.

Till exempel var företagets styrka det nära läget för råvaruresurser. Detta ger uppenbarligen många fördelar för företaget, vilket bidrar till att spara både ekonomiska kostnader och tid. Men när man analyserar denna information i termer av skillnader från konkurrenter kan det visa sig att alla större aktörer finns nära råvarukällorna. Det visar sig att varje företag på marknaden har en så stark sida, och därför kommer det inte att vara möjligt att få fördelar jämfört med konkurrenterna.

För enkelhetens skull och för att förhindra fel bör du analysera konkurrenter från tillgängliga öppna källor och fastställa deras styrkor och svagheter. Därefter är det värt att sammanställa en testtabell där varje del av den interna miljön jämförs med konkurrenterna. Som ett resultat visar det sig att företaget inte har så många fördelar.

Alla rekommendationer för att fastställa företagets styrkor och svagheter kan också hänföras till processen att analysera möjligheter och hot på marknaden. All information måste vara sann och korrekt.

Det är ett vanligt misstag att ange allmän information som indirekt påverkar företagets verksamhet. Eller så är deras inflytande för litet för att kunna bevisas. Till exempel indikerar oerfarna chefer sådana miljöfaktorer:

• kris i landet;
• svår situation i ekonomin;
• ostabila växelkurser.

Om vi pratar om kriser i ekonomin är det omöjligt att mäta och planera deras betydelse för ett visst företags verksamhet. "Kris"-faktorn är ganska vag, så den bör delas upp i specifika komponenter som verkligen påverkar företagets position. Det är möjligt att tvångslicenser infördes på statlig nivå eller att kvoter fastställdes för vissa typer av aktiviteter.

När det gäller den instabila växelkursen så nämns den ofta i deras SWOT-analyser av de företag som inte har valutaberoende. Om företaget inte importerar eller exporterar, inte köper råvaror från utlandet,inte säljer färdiga produkter i andra länder, så har effekten av fluktuationer i växelkurser en obetydlig inverkan på företagets verksamhet.

Avslutningsvis

Företagets interna miljö är en viktig strategisk resurs som kan hjälpa eller omvänt skada företagets verksamhet. Organisationens interna miljö innehåller flera grundläggande element: människor, teknik, struktur, uppgifter och mål. En sådan uppsättning element är inte tillfällig, eftersom varje organisation med en viss struktur sysselsätter människor som med hjälp av teknik uppnår företagets mål och övergripande mål.

Chefen för organisationen när det gäller att fatta ledningsbeslut bör baseras på en analys av företagets interna och externa miljö. Om det finns ett uppenbart hot på marknaden, kommer den interna miljöns resurser att hjälpa till att övervinna det. Detsamma gäller marknadsmöjligheter, som endast kan maximeras genom att använda företagets interna resurser.

Resurser i den interna miljön i analysen utvärderas utifrån deras inverkan och delas in i företagets styrkor och svagheter. Organisationsstrukturen i en organisation kan vara den svaga sidan av organisationen, samtidigt som en professionell och effektiv marknadsavdelning kan tillskrivas företagets styrka.

När man gör upp en marknadsplan fördelas flera övergripande mål i form av uppgifter mellan avdelningar, divisioner, grupper och specifika medarbetare. Rätt systemmotivation och stimulering av personal, teamledning kommer att bidra till att ge varje uppgift personligt ansvar för den anställde. Samtidigt kommer varje anställd i teamet att förstå att de arbetar för att uppnå ett gemensamt mål.